L'activité « paie et déclarations sociales » est primordiale dans une entreprise.
Le processus de paie nécessite de la méthode et un bon sens de l’anticipation.
Collecte des Données: Rassemblement des informations pertinentes pour chaque salarié.
Validation: Vérification de l'exactitude des données collectées.
Calcul: Application des règles de paie selon les normes applicables.
Saisie dans le Système de Paie: Intégration des variables dans le logiciel de paie.
Contrôle et Émission des Bulletins: Vérification et distribution des bulletins de salaire.
5.1 Les échéances
La paie est établie en trois périodes :
le 25 du mois pour les salariés « permanents »,
le 5 du mois suivant pour les autres salariés,
à l’échéance concernant les fins de contrat.
5.2 Les modalités
Les paies des salariés « permanents » sont établies sur la base du planning annuel tenant
compte de la modulation du temps de travail et du fractionnement des congés.
Les éléments variables de leur paie (repas, hébergement) seront ceux du mois précédent
sauf en cas de départ (principe de décalage uniquement sur ces variables).
S’agissant des autres salariés, les éléments variables du mois sont nécessaires : heures
travaillées, repas pris, acomptes, etc. La paie ne peut donc être réalisée avant le retour des
fiches d’heures validées et la prise en compte de tout autre évènement survenu durant le
mois : absence, maladie, démission par exemple.
5.3 La reprise des variables saisies
Je saisis certains éléments et variables de paie journalièrement : dossier individuel, congés,
maladie (indemnités journalières), absences, acomptes, saisie-arrêt. Ils sont traités dans
des modules du progiciel appropriés qui viendront incrémenter les bases.
5.4 Le traitement des paies
Je contrôle la cohérence : contrats de travail, tableaux récapitulatifs et autres données.
Je saisis ces éléments à partir des onglets variables de paie (soit par rubrique de paie, soit
par salariés selon le cas) et gestion des heures.
Je vérifie les éléments et effectue des contrôles de cohérence notamment avec les tableaux
tirés des plannings.
Je lance les différents traitements et pointe les opérations :
gestion des heures (normales, supplémentaires, repos compensateur),
gestion des avantages en nature et des prestations payantes du mois (repas,
hébergement, véhicule),
gestion des autres éléments variables selon les salariés et le mois : subrogation,
paiement double lors du 1er mai, prise en compte du 13ème mois pour les bénéficiaires,
bonification des heures.
5.5 Complexité de la paie
De nombreux éléments sont venus complexifier la paie et notamment :
La modulation du temps de travail
Le compte professionnel de prévention
La portabilité
Certains des éléments de ces dispositifs nécessitent un traitement manuel ou une attention accrue.
La modulation du temps de travail
La modulation consiste à fixer une durée annuelle de travail pour chaque salarié. Cette durée annuelle doit être notifiée dans le contrat de travail ou dans un avenant au contrat de travail.
La modulation s'effectue sur une période de douze mois (moins si le salarié entre en cours de période de modulation).
L'objectif de la modulation est de permettre aux personnes qui ont des horaires fluctuants d'avoir un salaire fixe. La rémunération est lissée.
Chaque mois, le salarié perçoit son salaire de base : heures contrat x taux horaire, qu'il ait travaillé plus ou moins que ses heures contrat.
Des limites de variation sont définies, différentes selon que le salarié travaille à temps plein ou à temps partiel.
Le compte professionnel de prévention
Toute entreprise doit prévenir la pénibilité au travail, quelles que soient sa taille et ses activités. Lorsqu'un salarié est exposé à des facteurs de pénibilité au-delà de certains seuils, l'employeur doit établir une déclaration. Le salarié bénéficie alors d'un compte professionnel de prévention (C2P) sur lequel il peut accumuler des points.
Extrait du compte C2P
La portabilité de la prévention et de la mutuelle
La portabilité des droits à la mutuelle et à la prévoyance permet aux salariés quittant leur entreprise de maintenir leur couverture santé et prévoyance sous certaines conditions.
La portabilité s'applique en cas de rupture du contrat de travail donnant droit à l'assurance chômage.
Elle est limitée dans le temps, souvent à la durée du dernier contrat ou à un maximum défini par la loi ou les accords collectifs.
Ce droit est gratuit pour l'ancien salarié, les cotisations étant couvertes par le régime de prévoyance.