10.1 Le paiement des salaires

Le paiement des salaires est effectué selon le même calendrier que la paie. Concernant les virements, je réalise :

• une édition papier pour contrôle,
• le lancement d’un fichier informatique sous format « html » aux normes SEPA,
• un envoi de ce fichier à notre établissement bancaire (site dédié),
• une validation de l’ordre de paiement, une opération comptable pour le montant total des virements.

10.2 La passation des opérations comptables

Pour obtenir l’interface des opérations comptables :

• je lance l’interface et j’édite le listing de l’interface en cours,
• je lance le transfert du fichier sous forme d’un fichier « txt »,
• j’intègre le fichier dans le logiciel de comptabilité Sage.

10.2.1 La préparation des interfaces

J’effectue 3 interfaces : Permanents, Saisonniers longs, Saisonniers courts. Le progiciel ne permet pas d’effectuer une interface unique, elle est réalisée 3 fois par mois. En effet, j’ai décidé avec l’expert-comptable d’enregistrer les salaires et charges sociales par « population » : Permanents, Saisonniers longs, Saisonniers courts, afin de pouvoir analyser périodiquement l’évolution des masses salariales. Malheureusement le progiciel n’offre pas la possibilité d’affecter des comptes comptables distincts dans les « populations » Je sélectionne chaque population, saisis la date de l’écriture et le libellé. Je lance l’interface, puis édite le listing pour contrôle. Un fichier temporaire est créé. Je lance le transfert externe de ce fichier (txt).

10.2.2 Le traitement du fichier

Je récupère le fichier sous un éditeur de texte (CONTEXT), affecte les comptes comptables rattachés à la population (éléments du brut et charges sociales) et transforme les références (incompatible avec les imports Sage).

10.2.3 L’importation dans le logiciel comptable

J’ouvre le logiciel comptable, j’importe le fichier. Je vérifie qu’aucun élément ne soit manquant, une ligne d’écriture d’équilibre ou une affectation analytique temporaire peuvent être générées dans ces cas-là. Je pointe mon compte «salaire net » avec les règlements (virements, chèques) réalisés dans le mois.

10.2.4 Les contrôles internes

Ces opérations « d’import-export » nécessitent une maîtrise particulière car toute erreur dans la modification du fichier peut induire des erreurs grossières (erreur d’affectation de compte par exemple). Les contrôles croisés avec les déclarations sociales (voir chapitre O-5) seront donc essentiels. Je vérifie la cohérence des salaires bruts et les totaux des charges patronales dans le logiciel comptable. Ces travaux seront effectués avant toute transmission des données aux décideurs.

10.3 Les contrôles externes

La justification des comptes issus de la comptabilité, étayés par les éléments de paie, sera réclamée lors de la clôture des comptes par l’expert-comptable ou le commissaire aux comptes. Les éléments tirés de la DADS-U et la justification des comptes comptables seront des pièces réclamées lors des contrôles sociaux ou fiscaux.

Ces traitements nécessitent une bonne maîtrise des éditeurs de texte, de la finance et de la comptabilité. Ils sont souvent traités par les services comptables et financiers. Les écritures comptables revêtent une importance toute particulière car les masses traitées sont loin d’être négligeables. Il convient d’y apporter le soin nécessaire : reporting juste et pertinent.

Conclusion

La paie et la gestion administrative sont des éléments prépondérants aux yeux des salariés. Sa justesse et son exhaustivité sont un gage de qualité et de confiance. Par opposition une paie évasive est un risque de défiance et de climat social détérioré. Dans ma carrière professionnelle j’ai été confronté à cette situation à la suite d’une externalisation « malheureuse » de la paie. Des mouvements sociaux ont suivi tant les salariés avaient été habitués durant des années à une paie juste. La méfiance envers le prestataire était devenue chronique et paranoïde.

Le bulletin de salaire est un outil de communication primordial pour une entreprise et fait l’objet de vérifications de plus en plus accrues de la part des salariés. Les institutions ont à coeur, elles aussi d’effectuer des vérifications. J’ai été contrôlé à deux reprises par l’URSSAF et les services fiscaux de l’Ardèche lors de ma carrière au Domaine Lou Capitelle.
Les notifications ont été favorables à l’entreprise et n’ont pas fait apparaitre d’éléments significatifs.
Ici aussi l’image de marque d’une entreprise se doit d’être la plus vertueuse possible. Mon équipe réalisait plus de 562 contrats de travail par an (référence 2013). J’ai réalisé l’intégralité des paies de l'établissement, soit 1116 bulletins de salaire sur l’année, concernant 159 salariés et 12 métiers de référence.

J’ai établi les contrats de travail, les paies, les déclarations sociales et fiscales durant plus de 22 ans et ce, jusqu’en 2014. J’ai installé et paramétré mon premier logiciel de paie (SAARI) dans les années 80. Par la suite, j’ai paramétré CIEL, SAGE 100, CCMX et PYTHAGORE.

Je regarde de temps en temps mon premier bulletin de salaire avec une certaine nostalgie. En effet, il ne comportait que 4 lignes de cotisation. Gageons que le bulletin simplifié, programmé pour 2016 (choc de simplification), puisse permettre aux 21 millions de salariés d’avoir une information plus compréhensible.

A suivre :

La gestion des ressources humaines