L'entretien professionnel

Historique

L’entretien professionnel existe depuis la loi de 2004 consacrée à la formation.
Mais depuis le 7 mars 2014, il est une obligation pour les entreprises.
Cette disposition a introduite au sein du Code du travail dans le cadre de la réforme de la formation professionnelle (Loi 2014-288 du 5 mars 2014, L6315-1).
L’entretien professionnel est applicable à toutes les entreprises (sanctions concernant les entreprises de plus de 50 salariés).
Il est réalisé tous les deux ans, fait l’objet d’un compte-rendu (document remis au salarié) et d’un état des lieux récapitulatif tous les 6 ans.

Dispositions

L’entretien professionnel remplace le bilan d’étape professionnel, l’entretien de seconde partie de carrière ainsi que tous les entretiens obligatoires prévus après une suspension du contrat de travail.
Il doit être donc proposé systématiquement au salarié qui reprend son activité

à l’issue d’un congé parental, d’un congé maternité,

d’un congé d’adoption, d’un congé de soutien familial,

d’un congé sabbatique, d’une période de mobilité volontaire,

d’une période d’activité partielle ou d’un arrêt longue maladie.

L'enjeu économique

Pour les entreprises d’au moins 50 salariés, si le salarié n’a pas eu d’entretiens professionnels tous les 2 ans et qu’il n’a pas bénéficié d’au moins 2 des 3 mesures suivantes, un abondement correctif du compte personnel de formation (CPF) à hauteur de 100 heures ( x 30 € / heure) ou de 130 heures (si le salarié est à temps partiel) est versé à l’OPCA.

Mesures :

• Avoir suivi au moins une action de formation
• Avoir acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience
• Avoir bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle

Echéances : Un salarié en poste au 5 mars 2014 devra donc bénéficier d’un entretien le 7 mars 2016 au plus tard. Il bénéficiera d’un deuxième entretien avant le 7 mars 2018 et d’un troisième entretien (+ état des lieux) avant le 7 mars 2020.

Les étapes de l'entretien

Les étapes sont au nombre de 8 :

1. Informer
2. Sensibiliser
3. Organiser
4. Convier à l’entretien
5. Préparer et se préparer à l’entretien
6. Mener l’entretien
7. Rédiger le compte-rendu
8. Donner une suite à l’entretien.

Actions à mener

Lors de son embauche, tout collaborateur doit être informé par écrit qu’il bénéficiera d’un entretien professionnel tous les deux ans : soit par une note écrite, un livret d’accueil ou une mention dans le contrat de travail. 
"Phrase type à inclure dans vos contrats : «En application de l’article L 6315-1 du code du travail issu de la loi du 5 mars 2014, nous vous informons que vous bénéficierez tous les deux ans minimum d’un entretien professionnel."
Tous les 6 ans, l'entretien professionnel doit faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cet état des lieux permet de vérifier que le salarié a effectivement bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des 6 dernières années.

Préparer l'entretien

Tous les deux ans au minimum, le salarié sera formellement convoqué (charge de la preuve) à l’entretien professionnel.
Un délai raisonnable sera respecté afin d'en garantir une bonne préparation.  
Afin de permettre au salarié de se préparer à l'entretien professionnel, une fiche d'information rappelant les finalités, les modalités de mise en œuvre et la portée sera fortement appréciée. Un questionnaire de préparation peut être opportun.  
Ces documents sont adressés au salarié en même temps que la convocation à l’entretien professionnel.
Le salarié doit également être informé de l'identité du ou des interlocuteurs qu'il aura au cours de l'entretien professionnel, étant rappelé que l'entreprise peut, le cas échéant, se faire assister d'un conseiller extérieur pour faciliter la tenue et le déroulement de cet entretien.  
Les documents :

• Pour le salarié :
• Fiche d’information,
• Questionnaire de préparation,
• Trame de compte-rendu.

 

Pour l’auditeur :

• Fiche managériale fournie par le supérieur hiérarchique du salarié,
• Grille d’entretien préparée préalablement,
• Trame pré-remplie du compte-rendu.

 

Pour la RH :

• Fiche de poste,
• Catalogues de formation,
• Comptes-rendus antérieurs.

Mener l'entretien

L’auditeur a le rôle d’animateur. C’est donc à lui de maîtriser :

• le temps,
• la chronologie,
• le rythme,
• la qualité du contenu,
• les effets attendus.

Il doit cependant :

• avoir un positionnement clair et accepté (attitude propice au dialogue),
• gérer les problèmes de représentation (perception de l’autre),
• analyser et décoder les facteurs de motivation de l’évalué,
• gérer les relations et interactions lors de l’entretien.

Le manager : se chargera de :

• transmettre les documents en sa possession (fiche de poste, grille managériale…),
• fournir toutes les informations nécessaires.

 
Les RH, devront :

• fournir un exemplaire des comptes-rendus précédents,
• mettre à disposition les catalogues formation.

 
L’auditeur, s’assurera de :

• la disponibilité (du lieu, des personnes),
• rassembler les informations (parcours, formation, support de conduite),
• recenser les documents utiles (trame du compte-rendu, catalogues formation, documentation).

Cette démarche est menée en tenant compte des perspectives d'évolution du salarié à court et à moyen termes. Une suite en matière de réponses apportées aux demandes du salarié (formation, évolution, mobilité par ex) et de mesures à prendre par la hiérarchie sont la suite logique de l’entretien. Un exemplaire du compte-rendu est remis au salarié, l’autre étant à destination du service RH.

Conclure l'entretien

L’auditeur fera une synthèse des décisions :

• au responsable hiérarchique (si ce n’est pas lui qui à participé à l’entretien),
• à la hiérarchie de l’entreprise,
• au service RH.

Il s’agira d’apporter une suite aux demandes du salarié :

• souhaits,
• formations,
• évolutions,
• mobilité.

  Les réponses formulées peuvent être programmées dans un dispositif de GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) contenant les mesures concrètes correspond aux trois critères retenus par la loi :

• une progression salariale (augmentation individuelle, changement de coefficient),
• une progression professionnelle (évolution de la fonction, des missions ou des responsabilités),
• une certification (ou diplôme) partielle ou totale (diplôme, CQP) par la formation ou la VAE.
•   Elle pourra comprendre un plan d’action composé :
  • D’action de formation,
  • De Validation des Acquis de l’Expérience (VAE),
  • D’évolutions dans l’emploi, le poste ou l’entreprise,
  • De mobilité si nécessaire.

Quiz Entretien