La comptabilité et la gestion des budgets est au coeur de mon expertise. De l'élaboration budgétaire par structure en passant par les budgets dans le cadre d'offre de prix (Marchés publics), j'ai eu l'occasion d'établir des centaines de budgets et de bilans.
Les arbitrages sont nombreux. Les discussions souvent âpres. La relation avec les fournisseurs, les clients et les institutions est aussi une mission de tout premier rang.
Tous les jours, nous recevons des factures liées aux prestations, commandes ou aux livraisons des décideurs (managers, directeurs, intervenants).
1.1 Traitement des factures fournisseurs
Les factures sont réceptionnées selon le cas par courrier, par courriel ou avec les marchandises. Elles sont transmises au service comptabilité pour enregistrement.
Après vérification des éléments de la facture (destinataire, mentions obligatoires, présence du fournisseur dans la base de données), avoir rapproché éventuellement d’un bon de livraison, enregistrer le jour même, dans le journal d’Achats (AC) du logiciel Sage 100 Comptabilité.
Saisir la ligne correspondant à la dette fournisseur :
- La date de la facture,
- Le numéro de la facture (il est à reporter en rouge en haut à droite de la facture papier),
- Le code correspondant au fournisseur (compte de tiers),
- L’échéance du paiement fixée par le fournisseur. S’agissant d’une multi-échéance plusieurs lignes seront créées,
- La quantité (éventuellement),
- Le montant TTC.
Parallèlement, quatre zones sont renseignées automatiquement :
- Le numéro de la pièce : les pièces sont numérotées par incrémentation selon la méthode suivante : Année, Mois et numérotation chronologique (2010010001 par ex),
- Le compte général correspondant au compte de tiers,
- L’intitulé de la facture (alimentation par ex),
- Le mode de règlement correspondant au fournisseur (virement, chèque bancaire, traite, prélèvement, carte bancaire, espèces, etc.) et l’échéance paramétrée,
- Le registre de taxes qui sera renseigné au fur et à mesure de l’enregistrement de la pièce.
Corriger ces éléments si nécessaire.
Saisir ensuite les lignes correspondant aux comptes de charges et de TVA :
- La date de la facture,
- Le compte de charges correspondant,
- Le code de TVA si nécessaire (les comptes de charges étant paramétrés selon le taux et la nature de la TVA),
- L’intitulé de la facture si nécessaire,
- Le montant Hors Taxes,
- L’affectation analytique du compte de charges si nécessaire (une pré-ventilation étant souvent paramétrée dans le compte de charges).
La ligne de TVA est générée automatiquement, le registre de taxe est mis à jour.
Corriger éventuellement l’équilibre de la TVA (écarts de centimes). La pièce comptable est validée.
1.1.1 Validation des factures
Transmettre les factures au Directeur des Services ou au Directeur Général (Factures commerciales ou Frais Généraux) pour validation.
Certaines factures peuvent être amenées à faire le circuit inverse lorsque les bons de livraison sont gérés par le service (Économat) ou lorsqu’elles sont fournies à la livraison.
1.1.2 Schéma de traçabilité d’une facture dans l’UES
En attendant l’échéance de règlement, classer ces factures, dès leur retour, dans un échéancier par ordre alphabétique (code fournisseur) dans le classeur fournisseur alimentaire (à échéance le 10 du mois) ou autres fournisseurs (à échéance le 20 du mois). S’agissant des factures réglées par prélèvement dans un délai proche, l’opération bancaire sera effectuée sur le journal de banque correspondant : CE (Caisse d’Epargne) ou BA (Crédit Agricole) dans le même temps afin d’anticiper au mieux les nécessités de trésorerie. Les factures correspondant à des immobilisations sont enregistrées sur le même mode opératoire. Elles seront traitées ensuite dans le logiciel d’immobilisations Sage 100.
1.2 Gestion des règlements fournisseurs
Les fournisseurs sont répertoriés en deux catégories à deux échéances différentes :- les fournisseurs dits « alimentaires » à échéance le 5 du mois suivant,
- les autres fournisseurs prestataires à échéance le 20 du mois suivant.
En tout état de cause, l'échéance ne doit pas dépasser 30 jours.
Sur les délais de paiement des fournisseurs voir l'article consacré à ce sujet. Le mode de règlement privilégié est le virement bancaire. C’est le mode de règlement le plus sur et le plus rapide dans l’exécution (traitement de masse) et le contrôle.
Il peut arriver de régler les fournisseurs sous d’autres modes de paiement : chèque, carte bancaire, espèces, effet de commerce.
Ils nécessitent la validation en amont d’un des deux directeurs, du gérant (SARL) ou du trésorier (Associations).
De J-5 à J-2, effectuer un pointage, un contrôle croisé des factures présentes sur leur relevé et la liste des factures présentes en comptabilité. Il peut arriver que certaines factures se soient égarées.
Solliciter le responsable de l'unité de gestion pour vérifier qu’il ne l’ait pas omise puis contacter, en dernier recours, le service comptable du fournisseur afin d’obtenir une copie certifiée conforme à l’original par tout moyen à leur convenance (courrier, fax, mail).
Une fois réceptionnée, elle sera soumise au directeur puis au responsable de service et si le montant est significatif, traitée en priorité.
1.2.1 Règlement par virement
Le traitement des virements s’effectue au travers du logiciel Sage Moyens de paiement. Ce module permet entre autres de mettre à jour les informations dans le progiciel comptable :
- lettrage des comptes de tiers concernant les règlements effectués,
- mise à jour des bases de registres de taxes (règlements achats),
- mise à jour des opérations financières (journaux de banques ou de caisse).
Dans l’onglet Traitement, sélectionner la saisie de virements, puis la sélection d’écritures.
Déterminer l’échéance de début et l’échéance de fin (le 20/08/13 par ex).
S’agissant de virements sélectionner le mode de règlement approprié.
Limiter (ou non) la sélection au journal d’Achats. Lorsqu’il s’agit de fournisseurs ayant demandé un acompte, cette sélection sera évitée.
La liste des factures à échéance apparait. Sortir de l’échéancier les factures et pointer au fur et à mesure les lignes correspondantes.
Effectuer des regroupements par tiers lorsque des factures d’avoir apparaissent. Cliquer sur OK pour valider le pointage.
L’ensemble des factures validées apparaissent dans un écran : Saisie de Virement.
Vérifier que ces fournisseurs ont bien une domiciliation.
Eventuellement effectuer :
- un règlement partiel,
- un changement de domiciliation bancaire (comptes multiples),
- une modification de l’intitulé du virement ou des références.
1.2.2 Annulation, extourne de factures
Sélectionner les écritures, puis faire un clic droit avec la souris, puis cliquer sur annulation/extourne.
Cliquer sur extourne, remettre le N° de facture et la date.
Ok
La liste et les factures correspondantes seront pointées avec le directeur des services dans la journée.
La liste doit être validée. Elle sera classée dans un dossier règlements fournisseurs.
Si nécessaire, corriger celle-ci (facture contestée, échéance retardée par ex).
Reprendre le traitement dans la gestion des virements.
Effectuer la « remise en banque » et le lancement du fichier magnétique.
Sélectionner la banque sur laquelle effectuer la remise et lancer la transmission. Un fichier au format « TXT » est généré et une édition des mouvements effectuée.
Se connecter au site dédié à l'EDI.
Entrer le code identifiant et le mot de passe. Sélectionner l’onglet envoi. Parcourir le chemin et sélectionner le fichier txt.
Puis valider. Le fichier envoyé. Imprimer l’accusé de réception et le faxer au correspondant du Crédit Agricole.
Revenir sur le virement si nécessaire au travers de l’onglet suivi (annulation, confirmation si problème).
Le virement ne sera jamais validé sans cette confirmation par fax.
Ces documents sont classés dans le dossier bancaire.
Archiver les factures réglées par mois et ordre chronologique.
Depuis 2014, cette procédure a été remplacée par une nouvelle. En effet, la mise en place de la norme SEPA a fait évoluer les mécanismes d'EDI du réseau bancaire (voir article).
1.2.3 Règlement par chèque
Pour un règlement par chèque, se rendre sur Sage moyen de paiement
Cliquer sur l’onglet Traitement => Décaissements => Saisie des chèques payés
Cliquer sur incorporer, choisir le compte founisseur concerné puis valider
Sélectionner le montant à regler, pointer puis valider
Cliquer sur « Gérer »
Cliquer sur « aucune »
- Sélectionner le chèque à payer, pointer, transmettre
- Dans la case « 1er numéro », entrer le n° de chèque.
- Décocher les impressions puis cliquer sur OK
- Dans un 1er temps : coller un chèque avec de la colle (sur le talon du chèque) en bas à droite d’une feuille blanche
- Puis : changer le magasin sur PASSE COPIE
Mettre la lettre chèque dans le passe copie comme ceci :
Tout ceci peut sembler un peu artisanal mais cela fonctionne à merveille et coûte beaucoup moins cher qu'une lettre chèque éditée par l'établissement bancaire. Le nombre de chèque édité à l'année n'est pas significatif. Mais la lettre-chèque même "artisanale" est appréciée des fournisseurs.
1.2.4 Règlement par prélèvement
Certains fournisseurs sont payés par prélèvement automatique. Ce mode de paiement est généralement indiqué sur la facture, on y trouve également la date de prélèvement et le compte.
Une fois ces factures enregistrées il faut alors les passer en banque (en fonction du compte banque prélevé (CE ou CA)) à la date de prélèvement indiquée puis lettrer les écritures. Après validations ces factures sont à classer directement.
Le processus est le même pour les effets à payer.
Pour les TIP : il faut renvoyer le TIP daté et signé par le directeur du village vacances avant le jour indiqué.
Retourner dans l’onglet Traitement du logiciel Moyens de Paiement : Mise à jour de la comptabilité.
L’ensemble des opérations sont générées dans le journal de banque du progiciel comptable, les lettrages des comptes de tiers effectués et le registre de taxe mis à jour.
Une fois le paiement effectué, notifié sur la facture le règlement :
Exemple :
Virement CA (ou CE) le ../../…..
Chèque CA (ou CE) n°……………. le ../../…..
Même remarque que pour les virements. Cette procédure a évolué avec les normes SEPA en 2014.
Ranger ensuite la facture dans l’ordre de n° de facture dans le classeur correspondant au mois d’édition de celle-ci.
1.3 Comment classer les factures fournisseurs ?
A chaque début de mois, le mois le plus éloigné est classé et nous en profitons pour vérifier les factures potentiellement manquantes.
Il arrive régulièrement que certaines soient absentes. Il faut alors noter le numéro de facture sur la feuille de garde titrée du mois.
Le classement se fait par ordre décroissant du numéro de facture attribué lors de l’enregistrement de la facture dans Sage.
Ainsi, en ouvrant le classeur nous devons tomber sur la dernière facture du mois concerné.
En 2012, j'ai décidé de numériser toutes les factures. Elles sont numérotées et stockées sur le serveur dans un répertoire spécifique. Les factures alimentaires sont traitées à part. En effet, elles font l'objet d'un suivi et d'un contrôle spécifique par l'économe, le chef de cuisine et le directeur de village. Un circuit de validation par mail est opéré en même temps que la numérisation est opéré (validation par le responsable de l'unité budgétaire, contrôle par le N+1).
Le retour de validation se fait en retour par voie électronique.
L'idée était d'habituer des responsables d'unité de gestion à la validation électronique.
Des progiciels m'ont été proposés par le fournisseur du copieur (Konika) mais leur fonctionnement était fastidieux et chronophage.
Un projet de Gestion Electronique des Documents (GED)devra être envisagée rapidement. Pour en savoir plus sur la numérisation des documents : (Le site gouv.fr)