La comptabilité et la gestion des budgets est au coeur de mon expertise. De l'élaboration budgétaire par structure en passant par les budgets dans le cadre d'offre de prix (Marchés publics), j'ai eu l'occasion d'établir des centaines de budgets et de bilans.
Les arbitrages sont nombreux. Les discussions souvent âpres. La relation avec les fournisseurs, les clients et les institutions est aussi une mission de tout premier rang.
Chaque jour, nous devons traiter des opérations liées aux clients : règlements, factures, relances,contentieux...
La déclaration de TVA
S'agissant du cadre fiscal voir le chapitre consacré aux villages vacances.
Echéances
La déclaration de TVA est à établir :
- avant le 21 du mois concernant l’UES Village Vacances,
- avant le 25 du mois concernant l’association CLEFAM.
Détermination des bases
La synthèse de la déclaration CA3 est établie à partir des données émanant de trois activités et de trois logiciels :
- les éléments issus du logiciel commercial Hestia : il s’agit des éléments concernant les ventes et prestations de services « servies » aux clients,
- les éléments issus du logiciel de paye Pythagore : il s’agit des avantages en nature et des prestations fournies au personnel en matière de logement et de repas.
Ces deux éléments constituant les bases de la TVA collectée.
Les éléments issus du logiciel de paye Sage 100 : il s’agit des charges et immobilisations constituant les charges déductibles.
Certaines opérations particulières viendront compléter la déclaration (livraison à soi-même, taxe audiovisuelle, régularisations, reprises des crédits de TVA).
Au préalable effectuer les activités concernant le mois concerné, à savoir :
- Rapprochements bancaires et de caisse,
- Transfert des écritures de paie et clôture,
- Transfert des écritures de ventes Hestia et Kezia,
- Lettrages des comptes clients,
- Justification des comptes de tiers (fournisseurs, clients).
Détermination de la TVA collectée
Les éléments relatifs à la détermination de la TVA sur les Ventes et Prestations de services Clients sont issus du logiciel commercial Hestia. Dans l’onglet « SUIVI » sélectionner la rubrique Déclaration de TVA, le mois de la déclaration, l’option TVA sur Encaissements. En effet, l’UES a opté pour la TVA sur les encaissements compte tenu : du paiement par le biais d’acomptes, d’une meilleure adaptation aux flux de trésorerie ; le fait générateur étant de droit concernant les prestations de services.
Le logiciel lance une édition indiquant :
- les bases servant la TVA sur Ventes et Prestations (trois codes de TVA),
- le détail des mouvements justifiant les soldes clients.
Pointer les soldes clients apparaissant dans ce document et la balance client issue de la comptabilité arrêtée à la même date.
Pointer les comptes clients HESTIA
Pour éditer la déclaration de TVA HESTIA :
Dans HESTIA, se rendre sur l’onglet « Suivi » puis cliquer sur « déclaration de TVA »
Renseigner le centre : « Domaine Lou Capitelle »
La date de fin de mois : M-1 (exemple 31/03/2013)
Et cliquer sur la case « sur encaissement »
Puis imprimer
Pour éditer la balance Sage :
Dans Sage comptabilité, cliquer sur l’onglet « Etat »
Se rendre sur la ligne « Etat des tiers »
Et sélectionner « Balance des tiers »
Dans l’encadré, renseigner :
Date de : « début de l’année » à « date fin du mois M-1 »
Type : Client
Compte : Non soldés
Justifier les écarts (remboursements non encaissés par ex). Effectuer les régularisations nécessaires (transfert de paiement par ex).
Reporter dans un tableau Excel les éléments issus d’Hestia à la rubrique concernée.
Les éléments relatifs à la détermination de la TVA sur les Ventes et Prestations de services Personnel sont tirés du livre de paye mensuel.
Reporter dans le même tableau Excel les rubriques issues de Pythagore à la rubrique concernée :
- Avantage en nature repas (Repas AN),
- Avantage en nature logement (Logement AN),
- Retenue repas (repas payant),
- Retenue logement (hébergement payant).
Ces éléments sont calculés sur la base du Minimum Garanti (repas) ou de forfaits selon le type de logement et le niveau de rémunération établis par l’URSSSAF. Ils sont assimilés à une prestation TTC.
La base de TVA concernant les prestations repas sera calculée selon le mode de prestation des repas classiques Clients.
La base de TVA concernant les prestations hébergement seront servies au taux réduit.
L’ensemble de ces prestations sera synthétisé pour déterminer la base de TVA collectée à déclarer. Imprimer ce document qui me servira de base lors de la saisie de la déclaration de TVA. Effectuer un contrôle croisé entre le logiciel commercial et le logiciel comptable (bases et taux) afin de vérifier la cohérence des bases et des montants de TVA sous Excel.
Pointer les balances clients KEZIA et Sage
Une fois que tous les exports du mois m-1 ont été réalisés, vérifier la similitude entre les soldes clients Sage et KEZIA. Dans KEZIA :
Editer une balance client KEZIA : dans l’onglet comptabilité cliquer sur « balance clients ».
Editer la balance au « indiquez la date de la fin du mois concerné »
Editer la balance solde > 0 puis solde < 0 Dans Sage :
Editer la balance des comptes généraux correspondants aux clients KEZIA soit du 411000100 au 411125000 (peut évoluer avec la création de nouveaux comptes clients), en date de fin le dernier jour du mois concerné (exemple le 31/03/2013).
Sélectionner une balance à critères étendues et cliquer sur PLUS pour modifier le critère « balance des comptes => comptes », modifier le statut « mouvementés » en « non soldés », enregistrer et imprimer la balance.
Pointer les comptes clients des balances KEZIA et Sage. Les soldes doivent correspondre. Si ce n’est pas le cas, vérifier que les exports ont bien été réalisés sur la période analysée et vérifier les comptes clients défectueux pour chercher l’erreur. Reporter les différences dans le tableau EXCEL « ETAT KEZIA MENSUEL ». Imprimer ensuite le tableau correspondant au mois analysé.
Les balances imprimées ainsi que le tableau des impertinences doivent ensuite êtres rangés dans le classeur KEZIA.
Détermination de la TVA déductible
La TVA déductible issue de la comptabilité Sage 100. Ce logiciel intègre une base de registre de TVA.
Elle est générée lors de la saisie de la facture fournisseur en journal d’achat et renseignée lors du règlement par le biais du journal de trésorerie (Banque, Caisse).
Elle est composée de : un numéro chronologique, une date de registre, un code de taxe, la provenance, un compte de TVA rattaché, un taux de TVA, une base taxable et un montant hors taxe.
Lors du règlement, la base de registre sera renseignée par le lettrage du compte dans le journal de trésorerie. Si par malheur le lettrage est effectué directement du compte de tiers, le registre ne sera pas mis à jour.
Il convient donc d’effectuer une « régénération » des registres régulièrement et d’effectuer des contrôles de cohérence (TVA/débits – TVA/encaissements).
Dans le logiciel Comptabilité Sage 100, sous l’onglet Edition, Sélectionner la rubrique « Registre-taxe », puis la période de référence, le type de registre (règlement achat), la provenance (peu ou pas de TVA intracommunautaire), le type de classement (N° de facture) et la rupture par code de taxe.
Imprimer le document qui fera apparaître le montant des TVA déductibles concernant les factures réglées dans le mois par taux et nature (charges – immobilisations). Effectuer un contrôle de cohérence (anomalies, erreurs, omissions).
Ce document servira de base lors de la saisie de la déclaration de TVA. Effectuer un contrôle croisé entre le registre de tva et les mouvements du mois sous Excel.
Déclaration de TVA
De part leur taille, l’UES et l’association CLEFAM sont dans l’obligation de télédéclarer et de télérégler la TVA (seuil fixé à 500 000 € hors taxes - article 29 de la Loi de finances rectificative pour 2009).
Se connecter au site des services fiscaux : http://www.impots.gouv.fr puis dans l’onglet Espace abonné (Professionnels > Espace abonné). Etant possesseur d’un certificat électronique (CA Certificat : Attention à la période de renouvellement), accéder directement à mes services dans l’espace sécurisé.
Sélectionner la fonction Déclaration de TVA, puis l’Entreprise souhaitée, puis la période d’imposition. Accéder alors au tableau de déclaration.
Dans la rubrique A – MONTANT DES OPERATIONS RÉALISÉES, renseigner :
- la ligne 01 - Ventes et Prestations de Services : du montant TVA collectée.
Dans la rubrique B – DÉCOMPTE DE LA TVA Á PAYER, je renseigne :
- la ligne 08 – Taux normal 16,6% : du montant de la base de TVA collectée à 19,6% de mon document Excel,
- la ligne 09 – Taux réduit 5,5% : du montant de la base de TVA collectée à 5,5% de mon document Excel,
- la ligne 19 – Biens constituant des immobilisations : du montant des TVA déductibles sur immobilisations présentes sur l’état des registres de TVA,
- la ligne 20 – Autres biens et services : du montant des TVA déductibles correspondant aux comptes de charges présents sur l’état des registres de TVA,
- la ligne 22 – Report du crédit apparaissant ligne 27 de la précédente déclaration (crédit de TVA du mois précédent).
Renseigner éventuellement :
- la ligne 15 – TVA antérieurement déduite à reverser (opération de régularisation),
- la ligne 21 – Autre TVA à déduire – régularisation sur la TVA collectée (opération de régularisation),
- la ligne 29 – Taxes assimilées calculées sur annexe n° 3310 A (taxe audiovisuelle).
Vérifier les sous totaux : TVA A PAYER et TVA DEDUCTIBLE et valide la transmission. Accéder alors à la validation définitive, à l’accusé de réception (l’imprimer) et au télépaiement.
Sélectionner la banque sur laquelle doit s’effectuer le paiement. Valider l’opération et imprimer le bordereau de télépaiement avant de quitter le service Internet.
S’agissant du crédit de TVA, demander le remboursement en remplissant et joignant le formulaire 3519.
Bien vérifier que les transmissions ont bien eu lieu en consultant le compte fiscal et en imprimant la déclaration définitive. Consulter éventuellement les règlements, déclarations, obligations réglementaires.
Utiliser le même service pour réaliser les déclarations de :
- Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) – acompte et solde,
- L’impôt sur les sociétés – acomptes et solde.
Ces deux déclarations seront opérées sur la base des éléments fournis par l’expert comptable et vérifiés par le service comptabilité.
Comptabilisation des opérations liées à la déclaration de TVA
Passer dans un premier temps les Opérations Diverses liées à la paye. En effet, il faut transformer le montant TTC des prestations de restauration et d’hébergement (enregistrées dans le journal de paye en comptes 79 : Transferts de Charges) en montant Hors Taxes et basculer les montants de TVA dus dans les comptes 445 : TVA Collectée.
Pour ce faire, ouvrir le journal OD TVA PAYE du mois précédent. Sélectionner l’ensemble des écritures et effectuer un transfert d’un mois à l’autre sans suppression des écritures d’origine (ou utiliser un modèle d’écritures mais cela est plus long et fastidieux). Corriger les montants pour les adapter aux écritures du mois.
Passer, dans un second temps, les écritures qui correspondent à la déclaration de TVA et à l’apparition de la TVA à payer.
Transférer les éléments de TVA Collectée, Crédit de TVA (éventuellement) et de TVA Déductible du mois vers le compte 44572 : Déclaration de TVA.
Equilibrer chaque écriture au moyen du compte 658 : Charges de gestion courante.
Il conviendra régulièrement d’effectuer une répartition des Repas et Logements par taux de TVA.
Deux fois par an, faire le point avec l’Expert Comptable sur les contrôles et les déclarations.
Les taches a réaliser en fin de mois
Basculer les ventes Kezia
A la fin de chaque mois ou début de mois + 1, exporter les écritures de ventes vers Sage en suivant le même processus que pour les caisses et règlements.
Etape 1 - Exporter les comptes clients et les écritures de ventes du mois concerné
Etape 2 - Corriger les caractères spéciaux sur le fichier .txt « VENTE » via CONTEXT.
Etape 3 - Puis importer le fichier de VENTE sur Sage Comptabilité
Edition des journaux
Chaque début de mois, éditer les journaux KEZIA.
Pour les classer dans le dossier Z:\Comptabilité\KEZIA (dont le raccourci se trouve sur le bureau)
Contrôle montant CA Sage= CA HESTIA. A faire tous les mois.
Dans HESTIA :
Aller dans Suivi, puis paramétrage.
Sélectionner la requête COMPTA36- Contrôle Hestia/Sage
Ouvrir
Entrer la date de début 01/01, puis la date de fin du mois à contrôler.
Copier le tableau et le coller dans le dossier Excel CONTROLE CA Sage-HESTIA (Commun, comptabilité, BILANS UES, 2013), dans une nouvelle page.
Dans Sage COMPTA :
Editer la balance des comptes de produits.
Sélectionner les produits 701… à 79… Sélectionner le mois concerné.
Sélectionner critères étendus : cliquer sur PLUS
Sélectionner « écritures comptables » dans la liste déroulante en haut à gauche pour rajouter un critère, Code journal de OD à VE. Enregistrer.
Faire un export dans Excel, puis copier la balance et la coller à côté du tableau issu de HESTIA (dans CONTROLE CA Sage-HESTIA).
Pointer les soldes.