Gestion des clients

Hestia, le logiciel commercial des établissements touristiques

Hestia se décline sur de nombreuses structures d’hébergement : Des villages de vacances aux Auberges de jeunesse en passant par les Centres religieux , les foyers de jeunes travailleurs, les résidences Habitat jeunes , résidences étudiantes, les ligues de l’enseignement ou les centres sportifs, tous ont en commun la gestion commerciale et hôtelière des centres de séjours accueillant tous publics : individuels, groupes, classes, séminaires, résidents.
Ce logiciel se démarque dans la mesure où il intègre un suivi beaucoup plus poussé de la clientèle (noms, prénoms et âges des enfants, composition des groupes, adresses payeurs et clients, statistiques, etc..)

Pour plus d'informations : Adéquat Système

2.0 Gestion des règlements clients

Traitement des règlements clients

Les règlements des clients sont opérés selon divers modes de paiement :

• espèces,
• mandat postal,
• virement bancaire national ou international,
• chèque bancaire,
• carte bancaire ou American Express,
• bons vacances ou chèques vacances.

Les séjours sont soldés avant l’arrivée des clients sur la base de deux paiements :

• 30% : à la signature,
• 70% : 30 jours avant le début du séjour.

Des conditions particulières existent concernant les individuels de pasSage, les groupes et les professionnels du tourisme (selon conventions pour la plupart).
Les règlements sont saisis par les différents services sur deux progiciels:

1. Hestia
• Accueil : prestations boutique, prestations individuels en supplément (activités, consommations, repas),
• Commercial : Acompte et Solde des individuels et des groupes.
2. Kezia :
• Bar : consommations bar réglées par CB ou chèques et dehors des horaires de l’accueil
• Accueil : consommations bar réglées par espèces CB ou chèques via les cartes monétiques

Le TPE remet deux télécollectes :
• CBEMV1 qui regroupe les règlements
• CB Hestia
• CBEMV2 qui regroupe les règlements CB Kezia

2.1 Les Règlements HESTIA

Etape 2.1.1 : La gestion des remises

Remise des virements

Les virements sont enregistrés par le service comptabilité lorsqu’ils sont identifiés. Transmettre les éléments au service commercial en cas de doute ou manque d’informations.
Banque : VIR CA (si Crédit Agricole) ou VIR CE (si Caisse d’Epargne)
Libellé : Virt « nom du payeur »
Entrer la date du virement reçu
Les lundis et vendredis, effectuer une « collecte » des règlements enregistrés dans les services et des caisses journalières : au service accueil (boutique, réservations) et au service commercial (acomptes et soldes).
Parallèlement, effectuer la remise en banque des règlements par chèque et carte bancaire.

Remises cartes bancaires

Entrer les données suivantes :
Banque : CB CREDIT AGRICOLE
Libellé : TELETRANMISSION (attention : écrire en majuscule pour éviter des accents)
Entrer la date du ticket de la télétransmission.

Remise de chèques

Banque : CH CREDIT AGRICOLE
Libellé : REMISE DE CHEQUES N° (Noter le numéro du bordereau de remise pour faciliter le suivi)
Entrer la date du jour de remise

Remise de caisse

Au préalable il faut basculer les caisses en résa : se rendre dans l’onglet CAISSE puis « transfert de la caisse dans les réservations ». Entrer les date de la caisse relevée.
Dans la remise, Entrer les données suivantes :
Banque : CAISSE + Libellé : DEPOT COFFRE

Une fois le ticket de règlement pointé, sélectionner la ligne concernée puis cliquer sur la flèche descendante pour remettre le règlement en banque.
Pour les CB, vérifier que le total des tickets remis correspond au montant de la télétransmission (ticket CBEMV1)

Pour finir, Imprimer le document de remise en banque édité.

Cas 1 : S’il s’agit d’une remise de CB, y scotcher le bordereau de télécollecte (caisse 1) et les tickets CB Hestia correspondant. Puis classer le document dans le classeur de remise CB et chèques CA.

Cas 2 : Pour les remises de chèques, renseigner le bordereau de remise de chèques : nombre de chèques, montant global, date de remise. Noter le numéro de remise dans la première case « émetteur ». Faire signer le bordereau de remise au RAF ainsi que les chèques d’un montant supérieur à 1.000€. Vérifier que tous les chèques sont tamponnés. Mettre le bordereau suivi des chèques dans une enveloppe et la remettre au RAF puis qu’il puisse la déposer à la banque. Ranger le document dans le classeur de remise CB et chèques CA.

Cas 3 : pour les remises de virement classer le document dans le classeur de Crédit Agricole, dans la partie gauche

Cas 4 : les remises de caisses…..à renseigner
ASTUCE : Une fois l’opération enregistrée, il est possible de revenir en arrière en cas d’erreur.

Procédure de suppression d’une remise :

Se mettre sur l’encadré en bas à droite (à gauche de la poubelle), y entrer le numéro de remise effectué. Puis de valider la suppression avec le mot de passe : 969 Ce type de procédure n’est à utiliser qu’en cas d’urgence. Il est conseillé de vérifier la saisie effectuée avant de la valider.

Etape 2.1.2 : Le transfert des règlements HESTIA dans Sage

Une fois par semaine, basculer les opérations de remises HESTIA dans Sage.
Pour cela, il suffit de se rendre sur l’onglet INTERFACE du logiciel Hestia et de cliquer sur interface externe. Vérifier que le contenu soit identique à la photo ci-dessous avant l’export puis cliquer sur « Générer l’interface ».

Les mouvements financiers sont ainsi transférés (par le biais d’une interface) au format « TXT » vers le dossier Sage présent dans le dossier Comptabilité.
Le type d’interface utilisé génèrera deux fichiers :

1. le fichier contenant les comptes de tiers et les divers renseignements (adresse, numéro de téléphone, adresse mail, etc.) qui seront utiles lors de relations ultérieures,
2. le fichier contenant les mouvements de trésorerie.

Une fois cette action réalisée il est important de faire l’import de suite après, afin d’éviter d’oublier d’importer et d’écraser le fichier au prochain export Hestia
Il faut ensuite annuler les caractères spéciaux tels que ç,à, é ou è qui ne sont pas lu par le logiciel Sage.
Cliquer sur l’onglet « FICHIER » => « OUVRIR » puis selectionner les deux documents : Interf_REGLT et Interf_REGLT_ Tiers (Ctrl + sélectionner les documents) => « OUVRIR »

Remplacer tous les caractères spéciaux. Vérifier qu’il n’y ait pas de « ç », « é » ou « è » dans le document à l’aide du lien « Ctrl + r ».Entrer « ç » dans la case « chercher les » et « c » dans la case « remplacer par » puis cliquer sur « remplacer tout » puis renouveler l’opération avec « é » et « è ».
Le fichier d’import étant prêt, il peut être transférer sur Sage

Ouvrir Sage Comptabilité

Cliquer sur l’onglet « FICHIER » => « IMPORTER » => « FORMAT Sage »
Attention : Certaines anomalies peuvent être détectées par Sage, il s’agit du nombre de caractères autorisés (25 dans Sage). Il faudra alors supprimer manuellement les caractères superflus dans le fichier txt (à l’aide du numéro de la ligne).
Importer dans un premier temps le fichier des comptes de tiers (document .txt « Interf_REGLT_ Tiers ») afin de créer ou de le réactualiser. Le numéro du compte de tiers dans la comptabilité correspondra au numéro du compte client dans le logiciel commercial. Puis importer le fichier « Interf_REGLT ».
Nb : Il est important d’importer les comptes clients dans Sage avec de créer les comptes sinon se transforme en « compte à créer »

2.2 Les encaissements bar : caisses KEZIA

Les consommations bar sont comptabilisées durant le séjour sur une carte monétique remise au client à son arrivée et enregistrée au numéro de sa chambre. Celle ci enregistre les consommations prises. A la fin de son séjour, le client règle sa facture auprès de l’accueil ou du bar. Collecter les caisses bar et accueil tous les lundis et vendredis.

Etape 2.2.1 : vérifier la concordance entre la caisse et le journal de synthèse

Vérifier que le contenu de la caisse corresponde aux informations du journal de synthèse Kezia. Pour éditer le journal de synthèse, se rendre sur KEZIA, sélectionner l’onglet « JOURNAUX »

Entrer la date de la caisse (exemple du 30/08/2012 au 30/08/2012), puis cliquer sur journal de synthèse.
Le journal va s’éditer, imprimer.

Les caisses bar sont alimentées par deux postes : l’accueil qui encaisse la majorité des règlements, et le bar qui enregistre quelques règlements CB ou chèque (il n’y a généralement pas de fond de caisse au bar, sauf cas exceptionnels).
Le journal de synthèse doit correspondre à la somme des deux tickets clôtures bar et accueil.
Agrafer les tickets Z sur le journal de synthèse puis ranger dans le classeur « KEZIA, Journaux de synthèse ».

Etape 2.2.2 : compter le fonds

Comme pour la caisse boutique, il faut vérifier si le montant des règlements du correspond au contenu de l’enveloppe de caisse. Un tableau de suivi KEZIA a été créé : CAISSE KEZIA. Il faut le renseigner à chaque fois que l’on fait les caisses.
On commence alors par compter les espèces en renseignant le nombre de pièces et billets ce qui nous permet de vérifier si la valeur totale correspond. On renseigne ensuite les CB et Chèques.
Une fois la vérification faite pour l’ensemble des caisses on complète une fiche de remise facilitant la remise en caisse sur Sage.

1°) DOSSIER CAISSE KEZIA, dans l’onglet 2013 BAR ou 2013 ACC, remplir le nombre de billets,pièces…

2°) DOSSIER CAISSE KEZIA, dans l’onglet REMISE KEZIA, saisir les dates de la remise puis reporter le nombre de billets et de pièces.

Etape 2.2.3 : faire remise en banque

Une fois la vérification des caisses réalisée, nous procédons alors à l’export des règlements et caisses vers Sage. 1) Cliquer sur l’onglet COMPTA => Exporter => Ecritures

Entrer les dates des caisses à remettre en banque.
Puis sélectionner le journal de règlements et le journal de caisse.
Cliquer sur le bouton « Export »
Enregistrer les documents dans Z:\Comptabilité\KEZIA sous la dénomination « REGLEMENTS » (toujours en format .txt)

SURTOUT NE PAS OUBLIER D’ENLEVER LES REGLEMENTS CREDITS

2) Cliquer sur l’onglet COMPTA => EXPORTER => COMPTES CLIENTS

Sélectionner toute la liste des clients puis cliquer sur « Export » Enregistrer les documents dans Z:\Comptabilité\KEZIA sous la dénomination « CLIENTS » (toujours en format .txt)

3) Ouvrir l’éditeur de texte (ConTEXT)
Cliquer sur l’onglet « FICHIER » => « OUVRIR » puis selectionner les deux documents : REGLEMENTS et CLIENTS (Ctrl + sélectionner les documents) => « OUVRIR »

Remplacer tous les caractères spéciaux. Vérifier qu’il n’y ai pas de « ç », « é » ou « è » dans le document à l’aide du lien « Ctrl + r ».Entrer « ç » dans la case « chercher les » et « c » dans la case « remplacer par » puis cliquer sur « remplacer tout » puis renouveler l’opération avec « é » et « è ».