Le système d’information RH peut être basique et cependant efficace.
Dans d’autres entreprises il est le vecteur d'une transformation sociale et de relations RH, évoluant vers un partenariat stratégique : un rapport RH/Clients. Le responsable devient dès lors un Business Partner au service de la performance sociale. Le paramétrage d’un logiciel de paie sous Access, le choix de tableaux de bord et les contrôles effectués sous Excel, sont aussi des exemples de maîtrise.
Le contrôle des bases de cotisations est effectué sous un tableau Excel intitulé « Etat récapitulatif des charges ». En cas de doute, j’édite un état de charges ou une édition de contrôle.
Je saisis les éléments composant le brut, le plafond, le forfait à partir du livre de paie et des bulletins de salaire. Les autres éléments seront tirés du logiciel de paie via une requête paramétrée (ex : Base CSG).
5.1 Liens entre Access et Excel
Je suis amené à modifier le paramétrage des états et des lignes de cotisations sociales dans le logiciel de paie régulièrement.
Exemple de requête sous Access.
Je sélectionne :
- la période de paie : ci-dessus le mois de janvier. J’utilise l’argument : Entre «date1 » Et « Date 2 » pour déterminer la fourchette,
- les rubriques (bases) : les rubriques 3612, 3610 et 3618 correspondant à la base de CSG,
- le code de la société correspondante : « UES ».
Elle affichera : le mois de paie, le nom, le prénom, le code population et la base. Je réalise les requêtes à ma convenance, selon mes besoins.
Je sélectionne l’ensemble des cellules puis l’onglet « Outils » puis « Liaisons Office » puis « Exporter vers « MS Excel ».
Les champs sont transférés vers Excel.
Je sélectionne le mois traité et la base afin d’obtenir la synthèse des données.
J’utilise la fonction « Rapport de tableau croisé dynamique » ainsi que la fonction « Concatener » pour synthétiser les données et les champs (par ex Nom et Prénom). Le champ : Intitulé = Concatener(Nom ; » « ;Prénom).
Les fonctions « si » et « recherchev » seront utiles dans les budgets par unités de gestion.
Je copie les données et les colle dans l’état récapitulatif ci-dessus.
Cette opération sera renouvelée pour les rubriques de cotisations trop complexes à calculer à partir des éléments du brut (CSG, Prévoyance, Loi Fillon, CICE).
J’effectue parallèlement des contrôles de cohérence de ces rubriques sous Excel à partir de formules et d’éléments composant différentes requêtes (pour Fillon par ex).
Les autres bases sont calculées à partir des éléments saisis (brut, plafond, bases forfaitaires).
Les écarts seront analysés et s’il s’agit d’une erreur de saisie lors de la déclaration, je régularise l’écart lors de la déclaration suivante (dans la limite des tolérances autorisées).
Ces éléments revêtent un caractère d’importance. Ils seront utilisés lors de contrôles internes ou externes (voir chapitre Paie & déclarations) et sont gage de cohérence et de fiabilité des données. J’ai toujours pris soin de faire coïncider les éléments comptables et les éléments de paie quitte à y consacrer un temps malgré tout précieux.
Conclusion
La paie et la gestion administrative sont des éléments prépondérants aux yeux des salariés. Sa justesse et son exhaustivité sont un gage de qualité et de confiance. Par opposition une paie évasive est un risque de défiance et de climat social détérioré. Dans ma carrière professionnelle j’ai été confronté à cette situation à la suite d’une externalisation « malheureuse » de la paie. Des mouvements sociaux ont suivi tant les salariés avaient été habitués durant des années à une paie juste. La méfiance envers le prestataire était devenue chronique et paranoïde.
Le bulletin de salaire est un outil de communication primordial pour une entreprise et fait l’objet de vérifications de plus en plus accrues de la part des salariés. Les institutions ont à coeur, elles aussi d’effectuer des vérifications. J’ai été contrôlé à deux reprises par l’URSSAF et les services fiscaux de l’Ardèche lors de ma carrière au Domaine Lou Capitelle.
Les notifications ont été favorables à l’entreprise et n’ont pas fait apparaitre d’éléments significatifs.
Ici aussi l’image de marque d’une entreprise se doit d’être la plus vertueuse possible. Mon équipe réalisait plus de 562 contrats de travail par an (référence 2013). J’ai réalisé l’intégralité des paies de l'établissement, soit 1116 bulletins de salaire sur l’année, concernant 159 salariés et 12 métiers de référence.
J’ai établi les contrats de travail, les paies, les déclarations sociales et fiscales durant plus de 22 ans et ce, jusqu’en 2014. J’ai installé et paramétré mon premier logiciel de paie (SAARI) dans les années 80. Par la suite, j’ai paramétré CIEL, SAGE 100, CCMX et PYTHAGORE.
Je regarde de temps en temps mon premier bulletin de salaire avec une certaine nostalgie. En effet, il ne comportait que 4 lignes de cotisation. Gageons que le bulletin simplifié, programmé pour 2016 (choc de simplification), puisse permettre aux 21 millions de salariés d’avoir une information plus compréhensible.