4 - L’enregistrement des variables de paie

4.1 L’élaboration du planning opérationnel :

Un planning hebdomadaire, établi par les managers est transmis à mon service après validation du directeur d’exploitation. Il tient compte des nécessités de service (détermination des besoins) sur la base d’éléments factuels propres au service.
Par exemple : le service hébergement fournira le nombre de chambres (entrées, sorties), le service cuisine le nombre de repas à fabriquer et leur typologie (repas sportif, repas classique, repas amélioré, pique-nique, etc.).
En cas d’anomalie, je prends contact avec le manager.

4.2 L’enregistrement et le contrôle des temps

En fin de semaine les fiches d’heures sont retournées validées et complétées. Les repas payants, repas en avantage en nature, changements d’horaires justifiés, absences y sont reportés. J’effectue des contrôles de cohérence et des sondages dans les services (état de caisse du bar pour l’heure des dernières ventes, journal de clôture de la boutique, par ex.). Ces variables sont synthétisées par ma collaboratrice dans un tableau récapitulatif. Ce système déclaratif sera opérationnel jusqu’au changement de logiciel (2014).
Durant l'année 2017/2018 j'ai intégré un service paie gérant 600 collaborateurs. Les temps étaient contrôlés par les établissements et les variables transmises au service paie. Un contrôle de cohérence était exécuté au sein du service.

4.3 La détermination du salaire de base

La rémunération de base apparait dans le contrat et le dossier individuel. Le calcul des primes et gratifications est automatique (ancienneté par ex). Je calcule les variables individuellement lors du départ des salariés (heures supplémentaires par ex). Elles font l’objet d’un décompte. D’autres indemnités sont paramétrées et calculées automatiquement (indemnités compensatrices de congés payés, indemnité de fin de contrat par exemple).

4.4 La gestion des absences et des maladies

Les absences pour congés payés et maladie sont saisies dans le module dès réception puis contrôlées et actualisées dans le planning. Les indemnités de sécurité sociale concernant les salariés subrogés sont saisies au fur et à mesure (période de référence, montant et échéance de paie).

4.5 La gestion des avantages en nature

Les avantages en nature et les prestations payantes (repas, hébergement) sont fournis avec la feuille d’heure. Des contrôles de cohérences sont effectués (contrôles croisés avec les services chargés des repas et de l’hébergement par exemple). Les autres avantages en nature ou prestations payantes sont calculés individuellement (véhicule par ex.).

Le paramétrage des rubriques

Les rubriques de paies sont réparties en subdivisions :

• Rémunération de base
• Heures supplémentaires et complémentaires
• Indemnités, primes et compléments
• Gestion des CP et RTT
• Gestion des maladies
• Gestion des autres absences
• Fin de contrat
• Cotisations et taxes
• Retenues sur salaires
• Indemnités hors brut
• Frais professionnels
• Avantages en nature
• Cumuls et variables

4.6 Les frais professionnels

Les frais professionnels sont versés hors du processus de paie.

4.7 La gestion des acomptes et des retenues

Les acomptes sont traités dès leur paiement et les retenues sont saisies dans le module prévu à cet effet (montant et échéance de paie).

4.8 Le traitement des indemnités de départ

Les indemnités de départ (licenciements, transaction, rupture conventionnelle par ex.) font l’objet d’un décompte soumis à l’autorité d’un décideur. Elles sont saisies individuellement.

Paramétrage d'une rubrique

Le logiciels proposent une liste de modes de calcul. Chaque mode se paramètre à l’aide de variables, cumuls ou valeurs.

1- Base directe : c'est une valeur, une variable ou un cumul

2- Taux direct : c'est une valeur, une variable ou un cumul

3- Montant direct : c'est une valeur, variable ou un cumul

4- Montant calculé : c'est élément calculé à partir des 3 éléments ci-dessus

5- Résultat calculé : c'est une suite de calculs :un élément calculé (variable, cumul, montant) suivi d'une opérande (+, - , x, /) suivi d'un autre élément calculé, etc.

6- Comparaison avec un autre élément (SMIC, plancher, plafond, tranche par ex.)

7- Base forfaitaire

8- Base exo

9- Réductions spécifiques (Fillon, ZRR, ZRU, ZFU, AD, Borloo)

10- Assiettes spécifiques (CICE par ex.)

Paramétrage des rubriques

Les rubriques sont composées de :

• Variables

  Les variables servent au calcul de paie. Elles contiennent des valeurs constantes ou valeurs calculées et sont mises à jour par l'intermédiaire des rubriques. Elles sont utilisées en données d'entrée, dans des formules de calcul et sont mises à jour par le résultat du calcul d'une rubrique.
Elles peuvent contenir :
• des valeurs constantes : valeur du point, SMIC horaire, plafond de la sécurité sociale, congés acquis par mois, etc.
• des élements issus de la fiche de personnel : heures contrat, salaire de base, taux horaire, prime spécifique, etc.
• des valeurs stockées : calcul intermédiaire, résultat stocké par ex.

• Cumuls

  Les cumuls contiennent des données par salarié cumulées sur l’année ou sur une période spécifiques : congés payés par exemple. Les cumuls sont souvent modifiables en cours d'année.

A suivre :

Le traitement des variables de paie