Pour faire face à la concurrence et pour améliorer leur processus, les entreprises sont contraintes à pratiquer l'audit, l'évaluation. L'amélioration continue et l'innovation sont actuellement les maître-mots, mais au delà, les outils de la gestion de projet se démocratisent.
1 - Tableau d'étonnement ?
Dans un tableau d’étonnement, la nouvelle recrue : un stagiaire, un jeune diplômé, expert recruté, doit porter un diagnostic sur l’organisation de l’entreprise, les modes de fonctionnement, la manière dont les décisions sont prises, les modes de communication utilisés
Il porte un regard neuf (non encore conditionné) : ni par son expérience, ni par son histoire dans la société
Le tableau est destinée au supérieur de l’auteur ou parfois à la direction générale voire à la direction des ressources humaines
- Choisir la méthode
- Oserver,
- Présenter le but de l'entretien,
- Poser des questions,
- Anonymiser les témoignages
- Se documenter
- Rédiger un rapport, un tableau
Le rapport d'étonnement doit être réalisé dans un temps réduit (moins de deux mois). Au delà, sa légitimité pourrait être remise en cause.
2 - Contenu du tableau d'étonnement
Le contexte professionnel :
- La fiche signalétique de l’entreprise,
- L'offre de service,
- La présentation du poste.
Les éléments retenus :
- Méthodologie,
- Sondage, Echantillonage ?
- Le choix des indicateurs,
- L'offre de service,
- La présentation du poste.
- Les préconisations et les consignes de la feuille de route,
- La nature du projet, ses causes et conséquences,
- La problématique.
Questions à se poser,
Démarche adoptée :
- Les solutions envisageables :
- La ou les solutions choisies,
- Propositions d’améliorations possibles,
Les résultats attendus.
- Post Mortem,
- Suivi statistique,
- Estimation des impacts à postériori.
3 - La restitution
Le tableau est commenté et remis lors d'une réunion. Il est important d'y inviter les personnes sondées car elles pourraient avoir le sentiment d'être spoliée dans le cas contraire.
Présenter les différents éléments et solliciter les commentaires et critiques.
Rédiger un livre-blanc ou un plan d'action selon les orientations retenues (faisant suite aux préconisations).
N'oubliez pas de prendre en compte les divers éléments pouvant être impactés :
- Management
- Moyens financiers
- Main d'oeuvre
- Méthodes
- Matières
- Milieu
- Machines
- Temps
4 - Conclusion
L'étonnement ne peut être réalisé que si l'ensemble des acteurs sont engagés dans une démarche d'amélioration continue. De la direction générale, aux ressources humaines en passant par la direction financière, cette démarche nécessite que chacun accepte la critique constructive.
A contrario, cette démarche sera :
- Critiquée
- Inutile
- Contre-productive