Faciliter le changement et le talent


Les ressources humaines sont passées en quelques années d'une gestion administrative à un management sur la détection des talents, le développement des compétences et la valorisation des savoirs. Le responsable des ressources humaines doit connaître tous les métierss de l'entreprise et avoir une vision systémique de l'entreprise. Il est au coeur de l'innovation et de la digitalisation des méthodes de travail.
La GPEC peut être être la clé de voute et le salarié considéré comme un "client" à satisfaire. La notion de ROI : Return On Investment (retour sur investissement) fait partie du deal : donnant-donnant.
Voici une expérience sous l’angle de mutations organisationnelles et fonctionnelles ayant conduit au processus de recrutement, d’une GPEC et d’outils d’évaluation. Ces évolutions ont nécessité une adaptation du plan de formation et de la politique de rémunération qui sont présentés par la suite.

4 - Le plan de formation ou plan de développement des compétences

4.1 L’élaboration du planning opérationnel :

Planning de construction d'un de développement des compétences :

  • Juillet : comprendre la stratégie de l'entreprise et les implications sur les compétences
  • Août : construction de l'axe de formation, budget prévisionnel du plan
  • Septembre : consultation du CE sur les axes de formation
  • Octobre : information des managers, entretien avec les salariés, recueil des besoins opérationnels
  • Novembre : plan de formation provisoire, arbitrage, plan de formation définitif
  • Décembre : validation du plan, consultation du CE sur le plan de formation
  • Janvier : pilotage du plan, consultation du CE sur le bilan de l'année N-1
Le plan de développement de compétences est établi annuellement mais il peut évoluer en fonction des nécessités.
Il peut l’être tous les trois ans en cas d’accord d’entreprise.

Il tient compte des orientations de la formation professionnelle dans l’entreprise dont le comité d’entreprise a eu à délibérer lors de la première consultation.

Afin de permettre aux membres du comité d’entreprise et, le cas échéant, aux membres de la commission de la formation de participer à l’élaboration du plan de formation et de préparer les délibérations dont il fait l’objet, l’employeur leur communique, trois semaines au moins avant les réunions.

Ces documents sont également communiqués aux délégués syndicaux.

Auparavant, les actions de formation étaient de 2 natures :
  1. Les actions d’adaptation du salarié au poste de travail ou liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi dans l’entreprise ;
  2. Les actions de développement des compétences du salarié.

Désormais, l’action de formation se définit comme un processus pédagogique permettant l’atteinte d’un objectif professionnel.
  • Elle fait l’objet de modalités d’apprentissage identifiées pouvant comprendre des séquences de positionnement pédagogique, de formation et d’accompagnement de la personne qui suit l’action, dont les acquis sont évalués.
  • Elle peut être réalisée en tout ou partie à distance. Elle peut être réalisée en situation de travail.

La formation peut être présentielle et/ ou à distance, mais aussi formation en situation de travail, missions accompagnées, projets à conduire, échanges de pratiques, accompagnement par un tuteur ou des pairs, libre accès à des ressources…

Retour d'expérience

J'étais chargé par le directeur général de l'élaboration du plan de formation. L'arbitrage a lieu en novembre ; la consultation des délégués du personnel en décembre et le bilan de l'année N-1 en janvier. Mon expérience dans le domaine de la formation professionnelle m'a offert l'opportunité de baser ma gestion du plan de formation sur un partenariat avec deux OPCA :
  • UNIFORMATION, collecteur désigné par la branche (monde associatif).
    Je lui verse l’ensemble les contributions dues (paritarisme, congé individuel formation (CIF), professionnalisation, CIF CDD), mais je ne verse que le minimum concernant la ligne consacrée au Plan de formation (0,9% en 2013),
  • AGEFOS-PME, collecteur des petites et moyennes entreprises de bon nombre de branches dont le réseau professionnel n’est plus à vanter. J’abonde au-delà du plancher versé à UNIFORMATION au travers de la gestion d’action.

Cette notion de plancher n'existe plus désormais. En savoir plus

L'évaluation des salariés

En amont de la formation, il convient de déterminer et d'évaluer les compétences des salariés.
C'est un élément indispensable à l'élaboration d'un cahier des charges. Appuyez-vous sur le cv des salariés, les bilans de compétences, le compte-rendu ou les synthèses des entretiens d'évaluation ou des entretiens professionnels.

L'élaboration d'un cahier des charges

    Objectif : mettre en adéquation les attentes et l'ambition de l'entreprise avec les besoins exprimés (salariés, managers).
  • Les objectifs pédagogiques
  • les connaissances à acquérir
  • les savoirs et savoirs-faire à intégrer
  • les résultats concrets attendus.
La formalisation des attendus de l'entreprise devra tenir compte :
  • du programme pédagogique
  • des modalités pédagogiques et d'animation
  • des supports pédagogiques et des livrables souhaités.

Le responsable de formation devra déterminer les approches, méthodes et contenus pédagogiques les plus pertinents pour les salariés.
  • formaliser les besoins et les attentes de l'entreprise en terme de formation
  • permettre la mise en concurrence des organismes de formation (critères, grille, offre)
  • constituer le socle facilitant par la suite le processus d'achat de la formation
  • anticiper les évolutions, les obligations et les différentes étapes qui suivront.

  • Le cahier des charges doit s'appuyer sur :
    • le plan de formation : il apporte des réponses en matière de besoins, d'évolutions nécessaires
    • la démarche de GPEC de l'entreprise
    • l'entretien d'évaluation
    • l'entretien professionnel
    • le cv et le bilan de compétences
    • la grille de compétences
    • le document d'évaluation des risques professionnels.

    Grille de compétences

    4.1 Le recensement des besoins

    Les besoins constituant l'axe de formation sont fondés sur :
    • la stratégie d'entreprise (besoins de demain)
    • l'axe stratégique de la formation en matière de développement des compétences (GPEC)
    • les besoins opérationnels formulés par les managers lors des entretiens d’évaluation
    • les demandes individuelles émises par les salariés lors de l'entretien professionnel(V.A.E, perfectionnement par ex.).
    Un programme révisé annuellement permet de fixer les priorités en fonction des impératifs et des coûts.
    La répartition entre :
    • Adaptation d'aujourd'hui
    • Adaptation de demain
    • Développement
    dépendra de la nature du poste. En effet, si il s'agit d'un poste à évolution rapide, l'adaptation de demain sera privilégiée.

    4.2 La construction d'un plan de formation

    Rechercher l’action de formation adaptée au besoin et vérifier sa pertinence (programme, prix, notoriété, effectif, période et coûts indirects).

    Rechercher une formation

    • rédiger un cahier des charges ;
    • consulter la liste des prestataire auprès de la Direccte
    • consulter le Répertoire National de la Certification Professionnelle RNCP
    • consulter le site du CARIF
    • faire appel aux Organismes Paritaires Agréés (OPCA) ;
    • contacter les syndicats ou organismes patronaux : CGPME (Confédération générale des petites et moyennes entreprises) ou GSOTF (Groupement Syndical des Organismes de Tourisme Familial)
    • consulter les catalogues professionnels (programmes régionaux et départementaux par exemple) ou des documentations professionnelles (fiches pratiques du Centre INFFO par exemple).
    • consulter Formaguide.com
    • construire le module de formation s'il n'existe pas en faisant appel aux compétences en interne ou à des intervenants externes. Penser à demander l'éligibilité.

    Liste des organismes



    Pour cela :
    Il convient aussi de vérifier que les actions de formation répondent bien aux critères :
    • d'adaptation des collaborateurs à l'exigence du poste de travail,
    • d'accompagnement des évolutions et des emplois,
    • de maintien dans l'emploi,
    • de développement des compétences et de participation à l'évolution des qualifications.
  • Vérifier l'éligibilité de l'action de formation en interrogeant l'OPCA formellement.
  • Rechercher des sources de financements (Europe, Région, Département).
  • Envisager la mixité des dispositifs (Plan de formation, VAE et CPA par exemple).
  • Intègrer les dispositifs existants (financement FAS, accompagnement dans le cadre d’une GPEC par exemple).
  • Déterminer avec les organismes de formation, les managers et les dirigeants, les effectifs et les périodes propices à la formation.
  • Opérer des regroupements éventuels (formations identiques dans + unités).

  • Le responsable de formation pourra s'appuyer sur les grilles de compétences pour synthétiser et identifier les besoins en formation de manière transverse.
    Le cahier des charges sera diffusé sous forme d'appel d'offres.

    4.3 L’animation du plan de formation

    Pour ma part je réalise le plan de formation sous Excel.
    J'indique :
    • l'intitulé et le nom de l'organisme de formation
    • le patronyme des personnes concernées et leur prénom
    • les durées en jours et en heures
    • le lieu et les dates de formation
    • les éléments statistiques (sexe, catégorie professionnelle)
    • le service auquel est rattaché le salarié
    • les éléments de cofinancement.
    Je chiffre :
    • les coûts pédagogiques, les coûts de personnel, les T.R.H,
    • les aides éventuelles.

    Je mets à jour le planning de formation et constitue un dossier (note d'opportunité, tableau récapitulatif, programmes de formation, devis) que je soumets aux directeurs d'exploitation.
    Au mois de novembre, je présente le plan de formation au comité de direction pour arbitrage.
    Après d'éventuelles corrections, il sera présenté aux délégués du personnel par le directeur général.
    Je diffuse par la suite ce plan de formation dans les services.
    J'informe les salariés et leur hiérarchie des actions validées.
    Je programme les départs en formation (convocations, alertes).

    4.4 La validation du plan de formation


    La DG et/ou la DRH doivent valider le travail du responsable formation une fois que celui-ci a décrit les axes de formation.
    La direction financière sera sollicitée pour connaître le budget de la formation, généralement exprimé en pourcentage de la masse salariale annuelle brute.

    4.5 Piloter et gérer le plan de formation

    La convention de formation sera établie avec l'organisme de formation (organismes agréé). Elle sera validée et communiquée à l'OPCA si nécessaire (éligibilité). Elle précisera :
    • le numéro de déclaration d'activité de l'organisme de formation
    • l'intitulé de la formation
    • la nature de l'action de formation (
    • les thèmes de la formation
    • les objectifs pédagogiques de la formation
    • la date de la formation et sa durée
    • les effectifs concernés
    • les modalités de déroulement
    • le montant de la formation
    • les conditions de prise en charge des frais.
    • le déroulement détaillé du stage
    • un protocole individuel de formation(PIF (e-learning))
    Avant la formation :
    • Informer le salarié et son manager du départ en formation un mois auparavant.
    • Relance le manager lors de l’élaboration des plannings opérationnels.
    • Assurer un suivi qualitatif et quantitatif avec les organismes de formation.
    • Vérifier le niveau de satisfaction des stagiaires concernant le déroulement et l’adéquation avec les besoins.
    • Réaliser un bilan en fin d’action avec les deux parties et informe le responsable hiérarchique du déroulement et des difficultés éventuelles rencontrées (programme, niveau, résultat attendu, etc.).
    • Effectuer par la suite un suivi des compétences et des performances (relation avec le manager, évaluation du salarié).
    • Collecter les éléments nécessaires à la réalisation du bilan (facture, attestation de formation, notes de frais) et transfère les éléments chiffrés dans un tableau Excel. Je traite les éléments statistiques (sexe, catégorie) qui me serviront lors des déclarations.

    4.6 Les formalités déclaratives du plan de formation

    Mes obligations déclaratives sont de trois ordres :
    • effectuer les demandes de remboursement des actions de formation auprès de l’OPCA en constituant le dossier complet dans les délais appropriés
    • transmettre les éléments du plan de formation au comité de direction et aux instances représentatives du personnel (prévisionnel et bilan) dans les délais planifiés
    • établir la déclaration CERFA 2483 : participation des employeurs au développement de la formation continue dans les délais légaux.

    MOOC, SPOC, COOC

      Décret n° 2014-935 du 20 août 2014
      Formations ouvertes ou à distance : Les moyens d'organisation, d'accompagnement ou d'assistance, pédagogique et technique, mis à disposition du stagiaire qui suit une séquence de formation ouverte ou à distance, qui doivent être précisés dans le programme[...]comprennent notamment :
    • Les compétences et qualifications des personnes chargées d'assister le bénéficiaire de la formation
    • Les modalités techniques selon lesquelles le stagiaire est accompagné ou assisté, les périodes et les lieux mis à sa disposition pour s'entretenir avec les personnes chargées de l'assister ou les moyens dont il dispose pour contacter ces personnes
    • Les délais dans lesquels les personnes en charge de son suivi sont tenues de l'assister en vue du bon déroulement de l'action, lorsque cette aide n'est pas apportée de manière immédiate

    Texte complet

    Exemple d’un dispositif spécifique rattaché au plan de formation :
    Le parcours de professionnalisation des emplois d’avenir
    Fin 2013, les Balcons du Mont Blanc recrutent 14 emplois d’avenir, le Domaine Lou Capitelle 3 emplois et l’association CLEFAM 1 emploi. Chaque contrat prévoit des actions d’accompagnement professionnel et des actions de formation établies avec le jeune et la Mission locale. S’agissant de postes opérationnels, nous décidons de déléguer le dispositif de formation à l’IFETH dans le cadre d’une convention tripartite.
    Objectifs de la formation (126 heures) :

  • progresser dans chacune des « compétences clé » (savoirs de base et savoirs appliqués) nécessaires à l’exercice de chaque métier,
  • acquérir les compétences techniques nécessaires à la qualification au poste concerné.

  • Je suis très vite chargé du suivi de ce dispositif : relations avec la Mission locale, collecte des documents (contrat, convention, programme, devis) et dépôt des dossiers auprès d’UNIFORMATION.
    La formation se déroule au Domaine Lou Capitelle (plateau technique de l’IFETH) avec une prise en charge de l’ensemble des coûts par UNIFORMATION (Coût pédagogique, T.R.H : Transport, Repas, Hébergement). Budget global obtenu : 54 278 €.
    J’établis par la suite les demandes de remboursement partiel au fur et à mesure du déroulement de la formation.
    Une partie de ce budget sera rétribuée au Domaine Lou Capitelle pour l’hébergement et la restauration des stagiaires.
    L'établissement investit des sommes importantes dans la formation.
    Le plan de formation à lui seul représente 2,5% de la masse salariale brute.
    Les sommes versées au titre du développement paritaire, congé individuel de formation, professionnalisation, plan de formation, sont tout aussi conséquentes.
    Je m’assure de la satisfaction des stagiaires et d’un retour enrichissant du formateur. La mise en pratique sera évaluée dans un retour d’expérience. La formation qualifiante peut participer à l’évolution professionnelle d’un collaborateur. L’entretien d’évaluation aura accompagné cette démarche qui pourra, le cas échéant, déboucher sur une valorisation sociale, financière ou une promotion professionnelle.

    4.7 L'évaluation de la formation

    L'évaluation de la formation peut se situer en amont de la formation. Elle est utile, dans ce cas, pour ajuster le contenu de la formation aux besoins réels des participants.
    Elle peut intervenir durant la formation pour évaluer les acquis tout au long de la formation (étude de cas, mise en situation, quiz).
    L'évaluation de la formation fait partie intégrante du dispositif de formation.
    L'évaluation sera faite par :
    • Le collaborateur à l'issue de la formation
    • Le service formation en lien avec l'entretien d'évaluation (qualité de la formation, ROI)
    • Le manager tout au long de l'année (évaluation des performances et des acquis)
    • Le N+1 au cours de l'entretien professionnel...

    Enfin, la satisfaction des stagiaires permet d'évaluer la qualité de la formation :
    • Contenu
    • Animation
    • Pédagogie
    • Logistique
    • Plan d'action
    En savoir plus : le guide

    4.7 La qualité de la formation

    Décret n°2015-790 du 30 juin 2015

    La qualité de la formation professionnelle continue est définie comme :
    1. l'identification précise des objectifs de la formation et de son adaptation au public formé
    2. l'adaptation des dispositifs d'accueil de suivi pédagogique et d'évaluation aux publics stagiaires
    3. l'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement à l'offre de formation
    4. la qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations
    5. les conditions d'information du public sur l'offre de formation, ses délais d'accès et les résultats.
    6. la prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires

    Questions/Réponses

    4.8 Les normes en matière de formation

    La norme

    Référentiel qui précise les caractéristiques spécifiques de services ou de produits. Objectif : garantir une qualité constante aux produits et services.
  • Norme AFNOR (formation continue)
  • Norme ISO 9001
  • La norme X50-769
    Elle détermine :
    • l'architecture globale du dispositif de formation
    • la conception de l'offre qui sera remise au client
    But : ne pas déroger ou oublier les obligations liée à la formation professionnelle continue.
    Présentation générale de l'entreprise
    • Identier le contexte, les besoins et les objectifs attendus vis-à-vis de la formation qui sera achetée
    • Le contexte économique, technologique, le marché de l'entreprise
    • Un état des lieux : compétences, maîtrise et résultats à atteindre en fin de formation
    • Les publics ciblés par les formations en terme de métiers, de formations, d'activités, de niveau hiérarchique...
    • Les objectifs généraux répondant aux besoins et aux évolutions nécessaires.
    Les attentes en terme de contenus pédagogiques
  • Les modalités pédagogique et d'animation (intra, supports, livrables attendus,...)
  • Les éléments financiers et/ou budgétaires
    • La durée, la fréquence, le volume d'heures
    • Les frais pédagogiques
    • Les frais annexes à prévoir (frais de déplacement du formateur).
    L'expertise et la fiche d'identité de l'organisme de formation
    • L'appartenance à un groupe
    • les habilitations, certifications détenues
    • les références de l'organisme, des formateurs, des intervenants
    • la description précise de l'équipe pédagogique en détaillant ses expertises et ses parcours professionnels
    Les modalités d'évaluation et de sanction de la formation
    • modalités concrètes d'évaluation par les salariés stagiaires
    • modalités concrètes d'évaluation par formateurs et intervenants.
    Organisation générale des relations entre l'entreprise et l'organisme de formation
    Détailler l'ensemble
    • des relations,
    • des obligations contractuelles
    • des personnes responsables
    • des porteurs de projet.
    • la procédure à venir des offres de formation
    • les critères de sélection des offres de formation
    • la tarification par formation et par niveau d'expertise
    • les critères d'évaluation
    Pour en savoir plus : norme AFNOR

    La certification

    Activité par laquelle un organisme tierce partie atteste qu’un produit, un système de management de la qualité ou un service est conforme aux exigences spécifiées dans un référentiel par le biais d’audit. Objectif : garantir la qualité de certains services en terme d'enseignement et de recherche en collaboration avec des entreprises, d'accompagnement pédagogique, ou d'ouverture à l'international.
    L'équilibre de l'organisation administrative et l'équilibre entre théorie et pratiques professionnelles sont surveillés.
  • Qualicert
  • Le label

    Signe distinctif relatif à la qualification de produit ou de service. Il informe les consommateurs sur les caractéristiques du produit et du service et/ou sur son niveau de qualité

    La qualification OPQF

    Office Professionnel de Qualification des Organismes de Formation (OPQF). Objectif : s'attache à reconnaître le professionnalisme et les compétences des organismes de formation par des professionnels du secteur. L'OPQF a une représentation tripartite qui associe dans ses instances, des représentants de prestataires de formation, de clients (entreprises, OPCA) et de l’Intérêt général (DGEFP).

    La charte qualité

    Document qui manifeste de manière formelle une préoccupation de la qualité. Une charte n’a cependant aucune valeur juridique qui lui permet de constituer une véritable garantie de qualité.

    La certification ICPF & PSI

    L'Institut de Certification des Professionnels de la Formation et de la Prestation de Service Intellectuel délivre la certification des prestataires de formation (Certification ICPF & PSI). Elle est basée sur un référentiel de 8 critères et sur les normes AFNOR et ISO pertinentes.

    L'avenir de la formation

    La loi du 5 mars 2014, la mise en place de l'entretien professionnel, le développement des formations ouvertes ou à distance vont inciter les employeurs à répondre aux demandes des salariés mais aussi à anticiper les besoins en terme de compétences. Les perspectives d'évolution professionnelle en matière de qualification et d'emploi, la formation des salariés fait partie de la loi ou des critères à respecter (entretien professionnel). Attention aux formations éligibles au compte personnel formation.

    Youtube


    Source : Pauline Chouissa / Linkedin