Comptabilité et budgets
(en construction)

Avant-propos

• la fiscalisation du monde associatif selon la nature et l’objet de leurs activités,
• les conclusions d’un audit technique et commercial, axés sur la pérennité d’une gestion associative, la diversification des produits et des marchés,
• la mise en chantier de projets immobiliers importants nécessitant une fiscalisation permettant de récupérer la TVA sur les investissements : création de gites, d’une salle polyvalente, d’une piscine,
• la mise en commun des moyens techniques et de gestion : serveurs, progiciels.

• TVA applicable sur l’hébergement pur et les ventes à emporter : taux réduit,
• TVA applicable pour la pension complète : ¾ de taux réduit%, ¼ de taux normal,
• TVA applicable sur la restauration et les autres services : taux normal.

• logiciel de comptabilité Sage 100,
• logiciel d’immobilisation Sage 100,
• logiciel de moyens de paiement Sage 100,
• logiciel Etats Comptables et Fiscaux Sage 100,
• logiciel Business Object (Edition Pilotée).

• un serveur système,
• un serveur d’application,
• un réseau internet commercial,
• un système de sauvegarde efficient.

1. - Sage 100 (i7) Comptabilité, Immobilisations, Moyens de paiement,
2. - Business Object (reporting, budgets, rapports)
3. - Hestia puis Resalys (ventes, trésorerie clients)
4. - Excel ou Access (budgets, synthèses)
5. - Kezia Jdc (points de vente).

1- La gestion des fournisseurs

1.1 Traitement des factures fournisseurs

Les factures sont réceptionnées selon le cas par courrier, par courriel ou avec les marchandises. Elles sont transmises au service comptabilité pour enregistrement.
Après vérification des éléments de la facture (destinataire, mentions obligatoires, présence du fournisseur dans la base de données), avoir rapproché éventuellement d’un bon de livraison, enregistrer le jour même, dans le journal d’Achats (AC) du logiciel Sage 100 Comptabilité.
Saisir la ligne correspondant à la dette fournisseur :

• La date de la facture,
• Le numéro de la facture (il est à reporter en rouge en haut à droite de la facture papier),
• Le code correspondant au fournisseur (compte de tiers),
• L’échéance du paiement fixée par le fournisseur. S’agissant d’une multi-échéance plusieurs lignes seront créées,
• La quantité (éventuellement),
• Le montant TTC.

• Le numéro de la pièce : les pièces sont numérotées par incrémentation selon la méthode suivante : Année, Mois et numérotation chronologique (2010010001 par ex),
• Le compte général correspondant au compte de tiers,
• L’intitulé de la facture (alimentation par ex),
• Le mode de règlement correspondant au fournisseur (virement, chèque bancaire, traite, prélèvement, carte bancaire, espèces, etc.) et l’échéance paramétrée,
• Le registre de taxes qui sera renseigné au fur et à mesure de l’enregistrement de la pièce.

Corriger ces éléments si nécessaire.

• La date de la facture,
• Le compte de charges correspondant,
• Le code de TVA si nécessaire (les comptes de charges étant paramétrés selon le taux et la nature de la TVA),
• L’intitulé de la facture si nécessaire,
• Le montant Hors Taxes,
• L’affectation analytique du compte de charges si nécessaire (une pré-ventilation étant souvent paramétrée dans le compte de charges).

1.1.1 Validation des factures

Transmettre les factures au Directeur des Services ou au Directeur Général (Factures commerciales ou Frais Généraux) pour validation.
Certaines factures peuvent être amenées à faire le circuit inverse lorsque les bons de livraison sont gérés par le service (Économat) ou lorsqu’elles sont fournies à la livraison.

1.1.2 Schéma de traçabilité d’une facture dans l’UES

1.2 Gestion des règlements fournisseurs

• les fournisseurs dits « alimentaires » à échéance le 5 du mois suivant,
• les autres fournisseurs prestataires à échéance le 20 du mois suivant.

1.2.1 Règlement par virement

Le traitement des virements s’effectue au travers du logiciel Sage Moyens de paiement. Ce module permet entre autres de mettre à jour les informations dans le progiciel comptable :

• lettrage des comptes de tiers concernant les règlements effectués,
• mise à jour des bases de registres de taxes (règlements achats),
• mise à jour des opérations financières (journaux de banques ou de caisse).

• un règlement partiel,
• un changement de domiciliation bancaire (comptes multiples),
• une modification de l’intitulé du virement ou des références.

1.2.2 Annulation, extourne de factures

Sélectionner les écritures, puis faire un clic droit avec la souris, puis cliquer sur annulation/extourne.
Cliquer sur extourne, remettre le N° de facture et la date.
Ok

1.2.3 Règlement par chèque

Pour un règlement par chèque, se rendre sur Sage moyen de paiement
Cliquer sur l’onglet Traitement => Décaissements => Saisie des chèques payés

• Sélectionner le chèque à payer, pointer, transmettre
• Dans la case « 1er numéro », entrer le n° de chèque.
• Décocher les impressions puis cliquer sur OK

• Dans un 1er temps : coller un chèque avec de la colle (sur le talon du chèque) en bas à droite d’une feuille blanche
• Puis : changer le magasin sur PASSE COPIE

1.2.4 Règlement par prélèvement

Certains fournisseurs sont payés par prélèvement automatiques. Ce mode de paiement est généralement indiqué sur la facture, on y trouve également la date de prélèvement et le compte.
Une fois ces factures enregistrées il faut alors les passer en banque (en fonction du compte banque prélevé (CE ou CA)) à la date de prélèvement indiquée puis lettrer les écritures. Après validations ces factures sont à classer directement.
Le processus est le même pour les effets à payer.
Pour les TIP : il faut renvoyer le TIP daté et signé par le directeur du village vacances avant le jour indiqué.

Retourner dans l’onglet Traitement du logiciel Moyens de Paiement : Mise à jour de la comptabilité.
L’ensemble des opérations sont générées dans le journal de banque du progiciel comptable, les lettrages des comptes de tiers effectués et le registre de taxe mis à jour.
Une fois le paiement effectué, notifié sur la facture le règlement :

Exemple :
Virement CA (ou CE) le ../../…..
Chèque CA (ou CE) n°……………. le ../../….. Même remarque que pour les virements. Cette procédure a évolué avec les normes SEPA en 2014.

Ranger ensuite la facture dans l’ordre de n° de facture dans le classeur correspondant au mois d’édition de celle-ci.

1.3 Comment classer les factures fournisseurs ?

2 Les clients

2.1 Gestion des règlements clients

Traitement des règlements clients

Les règlements des clients sont opérés selon divers modes de paiement :

• espèces,
• mandat postal,
• virement bancaire national ou international,
• chèque bancaire,
• carte bancaire ou American Express,
• bons vacances ou chèques vacances.

• 30% : à la signature,
• 70% : 30 jours avant le début du séjour.

1. Hestia

Accueil : prestations boutique, prestations individuels en supplément (activités, consommations, repas),
Commercial : Acompte et Solde des individuels et des groupes.
2. Kezia :

Bar : consommations bar réglées par CB ou chèques et dehors des horaires de l’accueil
Accueil : consommations bar réglées par espèces CB ou chèques via les cartes monétiques
Le TPE remet deux télécollectes : CBEMV1 qui regroupe les règlements
CB Hestia
CBEMV2 qui regroupe les règlements CB Kezia

2.1 Les Règlements HESTIA

Etape 2.1.1 : La gestion des remises

Remise des virements


Les virements sont enregistrés par le service comptabilité lorsqu’ils sont identifiés. Transmettre les éléments au service commercial en cas de doute ou manque d’informations.
Banque : VIR CA (si Crédit Agricole) ou VIR CE (si Caisse d’Epargne)
Libellé : Virt « nom du payeur »
Entrer la date du virement reçu
Les lundis et vendredis, effectuer une « collecte » des règlements enregistrés dans les services et des caisses journalières : au service accueil (boutique, réservations) et au service commercial (acomptes et soldes).
Parallèlement, effectuer la remise en banque des règlements par chèque et carte bancaire.

Remises cartes bancaires


Entrer les données suivantes :
Banque : CB CREDIT AGRICOLE
Libellé : TELETRANMISSION (attention : écrire en majuscule pour éviter des accents)
Entrer la date du ticket de la télétransmission.

Remise de chèques


Banque : CH CREDIT AGRICOLE
Libellé : REMISE DE CHEQUES N° (Noter le numéro du bordereau de remise pour faciliter le suivi)
Entrer la date du jour de remise

Remise de caisse


Au préalable il faut basculer les caisses en résa : se rendre dans l’onglet CAISSE puis « transfert de la caisse dans les réservations ». Entrer les date de la caisse relevée.
Dans la remise, Entrer les données suivantes :
Banque : CAISSE
Libellé : DEPOT COFFRE
Entrer la date de la caisse




Cliquer sur l’entonnoir pour afficher les règlements non remis en banque.




Une fois le ticket de règlement pointé, sélectionner la ligne concernée puis cliquer sur la flèche descendante pour remettre le règlement en banque.
Pour les CB, vérifier que le total des tickets remis correspond au montant de la télétransmission (ticket CBEMV1)
Pour enregistrer cliquer sur le bouton de sauvegarde.




Pour finir, Imprimer le document de remise en banque édité.

Cas 1 : S’il s’agit d’une remise de CB, y scotcher le bordereau de télécollecte (caisse 1) et les tickets CB Hestia correspondant. Puis classer le document dans le classeur de remise CB et chèques CA.

Cas 2 : Pour les remises de chèques, renseigner le bordereau de remise de chèques : nombre de chèques, montant global, date de remise. Noter le numéro de remise dans la première case « émetteur ». Faire signer le bordereau de remise au RAF ainsi que les chèques d’un montant supérieur à 1.000€. Vérifier que tous les chèques sont tamponnés. Mettre le bordereau suivi des chèques dans une enveloppe et la remettre au RAF puis qu’il puisse la déposer à la banque. Ranger le document dans le classeur de remise CB et chèques CA.

Cas 3 : pour les remises de virement classer le document dans le classeur de Crédit Agricole, dans la partie gauche

Cas 4 : les remises de caisses…..à renseigner
ASTUCE : Une fois l’opération enregistrée, il est possible de revenir en arrière en cas d’erreur.

Procédure de suppression d’une remise :

Se mettre sur l’encadré en bas à droite (à gauche de la poubelle), y entrer le numéro de remise effectué. Puis de valider la suppression avec le mot de passe : 969 Ce type de procédure n’est à utiliser qu’en cas d’urgence. Il est conseillé de vérifier la saisie effectuée avant de la valider.



Etape 2.1.2 : Le transfert des règlements HESTIA dans Sage


Une fois par semaine, basculer les opérations de remises HESTIA dans Sage.
Pour cela, il suffit de se rendre sur l’onglet INTERFACE du logiciel Hestia et de cliquer sur interface externe. Vérifier que le contenu soit identique à la photo ci-dessous avant l’export puis cliquer sur « Générer l’interface ».




Les mouvements financiers sont ainsi transférés (par le biais d’une interface) au format « TXT » vers le dossier Sage présent dans le dossier Comptabilité.
Le type d’interface utilisé génèrera deux fichiers :
1. le fichier contenant les comptes de tiers et les divers renseignements (adresse, numéro de téléphone, adresse mail, etc.) qui seront utiles lors de relations ultérieures,
2. le fichier contenant les mouvements de trésorerie.

Une fois cette action réalisée il est important de faire l’import de suite après, afin d’éviter d’oublier d’importer et d’écraser le fichier au prochain export Hestia
Il faut ensuite annuler les caractères spéciaux tels que ç,à, é ou è qui ne sont pas lu par le logiciel Sage.
Ouvrir l’éditeur de texte (ConTEXT)
Cliquer sur l’onglet « FICHIER » => « OUVRIR » puis selectionner les deux documents : Interf_REGLT et Interf_REGLT_ Tiers (Ctrl + sélectionner les documents) => « OUVRIR »




Remplacer tous les caractères spéciaux. Vérifier qu’il n’y ait pas de « ç », « é » ou « è » dans le document à l’aide du lien « Ctrl + r ».Entrer « ç » dans la case « chercher les » et « c » dans la case « remplacer par » puis cliquer sur « remplacer tout » puis renouveler l’opération avec « é » et « è ».




Le fichier d’import étant prêt, il peut être transférer sur Sage

Ouvrir Sage Comptabilité




Cliquer sur l’onglet « FICHIER » => « IMPORTER » => « FORMAT Sage »
Attention : Certaines anomalies peuvent être détectées par Sage, il s’agit du nombre de caractères autorisés (25 dans Sage). Il faudra alors supprimer manuellement les caractères superflus dans le fichier txt (à l’aide du numéro de la ligne).
Importer dans un premier temps le fichier des comptes de tiers (document .txt « Interf_REGLT_ Tiers ») afin de créer ou de le réactualiser. Le numéro du compte de tiers dans la comptabilité correspondra au numéro du compte client dans le logiciel commercial. Puis importer le fichier « Interf_REGLT ».
Nb : Il est important d’importer les comptes clients dans Sage avec de créer les comptes sinon se transforme en « compte à créer »


2.2 Les encaissements bar : caisses KEZIA

Les consommations bar sont comptabilisées durant le séjour sur une carte monétique remise au client à son arrivée et enregistrée au numéro de sa chambre. Celle ci enregistre les consommations prises. A la fin de son séjour, le client règle sa facture auprès de l’accueil ou du bar. Collecter les caisses bar et accueil tous les lundis et vendredis.

Etape 2.2.1 : vérifier la concordance entre la caisse et le journal de synthèse



Vérifier que le contenu de la caisse corresponde aux informations du journal de synthèse Kezia. Pour éditer le journal de synthèse, se rendre sur KEZIA, sélectionner l’onglet « JOURNAUX »




Entrer la date de la caisse (exemple du 30/08/2012 au 30/08/2012), puis cliquer sur journal de synthèse.
Le journal va s’éditer, imprimer.




Les caisses bar sont alimentées par deux postes : l’accueil qui encaisse la majorité des règlements, et le bar qui enregistre quelques règlements CB ou chèque (il n’y a généralement pas de fond de caisse au bar, sauf cas exceptionnels).
Le journal de synthèse doit correspondre à la somme des deux tickets clôtures bar et accueil.
Agrafer les tickets Z sur le journal de synthèse puis ranger dans le classeur « KEZIA, Journaux de synthèse ».

Etape 2.2.2 : compter la caisse


Comme pour la caisse boutique, il faut vérifier si le montant des règlements du correspond au contenu de l’enveloppe de caisse. Un tableau de suivi KEZIA a été créé : CAISSE KEZIA. Il faut le renseigner à chaque fois que l’on fait les caisses.
On commence alors par compter les espèces en renseignant le nombre de pièces et billets ce qui nous permet de vérifier si la valeur totale correspond. On renseigne ensuite les CB et Chèques.
Une fois la vérification faite pour l’ensemble des caisses on complète une fiche de remise facilitant la remise en caisse sur Sage.

1°) DOSSIER CAISSE KEZIA, dans l’onglet 2013 BAR ou 2013 ACC, remplir le nombre de billets,pièces…




2°) DOSSIER CAISSE KEZIA, dans l’onglet REMISE KEZIA, saisir les dates de la remise puis reporter le nombre de billets et de pièces.



Etape 2.2.3 : faire remise en banque

Une fois la vérification des caisses réalisée, nous procédons alors à l’export des règlements et caisses vers Sage. 1) Cliquer sur l’onglet COMPTA => Exporter => Ecritures




Entrer les dates des caisses à remettre en banque.
Puis sélectionner le journal de règlements et le journal de caisse.
Cliquer sur le bouton « Export »
Enregistrer les documents dans Z:\Comptabilité\KEZIA sous la dénomination « REGLEMENTS » (toujours en format .txt)




SURTOUT NE PAS OUBLIER D’ENLEVER LES REGLEMENTS CREDITS 2) Cliquer sur l’onglet COMPTA => EXPORTER => COMPTES CLIENTS



Sélectionner toute la liste des clients puis cliquer sur « Export » Enregistrer les documents dans Z:\Comptabilité\KEZIA sous la dénomination « CLIENTS » (toujours en format .txt)



3) Ouvrir l’éditeur de texte (ConTEXT)
Cliquer sur l’onglet « FICHIER » => « OUVRIR » puis selectionner les deux documents : REGLEMENTS et CLIENTS (Ctrl + sélectionner les documents) => « OUVRIR »




Remplacer tous les caractères spéciaux. Vérifier qu’il n’y ai pas de « ç », « é » ou « è » dans le document à l’aide du lien « Ctrl + r ».Entrer « ç » dans la case « chercher les » et « c » dans la case « remplacer par » puis cliquer sur « remplacer tout » puis renouveler l’opération avec « é » et « è ».



4) Ouvrir Sage Comptabilité Cliquer sur l’onglet « FICHIER » => « IMPORTER »



Cliquer sur format paramétrable et sélectionner le document .txt « Clients » PUIS cliquer sur format Sage et choisir « règlements » Nb : Il est important d’importer les comptes clients dans Sage avec de créer les comptes sinon se transforme en « compte à créer » Attention : Certaines anomalies peuvent être détectées par Sage, il s’agit du nombre de caractères autorisés (25 dans Sage). Il faudra alors supprimer manuellement les caractères superflus dans le fichier txt (à l’aide du numéro de la ligne). 5) Basculer sur Sage MOYENS DE PAIEMENT
Aller dans l’onglet « TRAITEMENT » => « ENCAISSEMENTS » => « SAISIE DES REMISES CB »




Sélectionner la ligne souhaitée puis cliquer sur le bouton « Incorporer ».




Dans la fenêtre « Sélection d’écritures », modifier :
• Compte : « Général »
• Compte général de : « 511200000 » (« CB à l’encaissement ») à « 511200000 » (« CB à l’encaissement »)







4. Banque « CA 07… »






Sur la fenêtre « Gestion des remises CB » :
• Cliquer sur l’onglet « Aucune »
• Sélectionner la ligne à transmettre
1. Cliquer sur le bouton « Pointer »
2. Cliquer sur le bouton « Transmettre » Mettre date remise= date télétransmission
3. Cliquer sur le bouton « Imprimer »




Mettre date remise= date télétransmission
Sur le document de remise en banque imprimé, scotcher le bordereau de télécollecte (caisse bar : CBEMV 2) et les tickets CB Kezia du jour correspondant.
Enfin, ranger le document dans le classeur Remise CB / chèques.
La procédure est la même pour les remise de chèques :
Aller dans l’onglet « TRAITEMENT » => « ENCAISSEMENTS » => « SAISIE DES REMISES DES CHEQUES ».
Attention : Lorsque l’on clique sur l’onglet « transmission », il faut entrer dans la case référence le n° du bordereau de remise.
Contrairement aux remises CB, Il faut cocher les deux cases d’impression.
Pour les remises de chèques, renseigner le bordereau de remise de chèques : nombre de chèques, montant global, date de remise.
Faire signer le bordereau de remise au RAF ainsi que les chèques d’un montant supérieur à 1.000€. Vérifier que tous les chèques sont tamponnés.
Mettre le bordereau suivi des chèques dans une enveloppe et la remettre au RAF pour qu’il puisse la déposer à la banque.
Ranger le document dans le classeur de remise CB et chèques CA.
Une fois les opérations terminées et les vérifications effectuées cliquer sur l’onglet « Traitement » et sélectionner « Mise à Jour comptabilité ».



2.3 Les relances clients

Les encaissements clients se font de la manière suivante :

Les individuels :


Versement d’un acompte de 30% à la réception du contrat de réservation pour confirmer le séjour
Versement du solde 1 mois avant l’arrivée
S’il y a eu des frais durant le séjour (participation animations, achats boutiques, consommations bar…), régularisation de la situation le jour du départ

Les groupes :


Versement d’un acompte de 30% à la réception du contrat de réservation pour confirmer le séjour
La Facture est éditée à la fin du séjour par le service commercial en fonction des effectifs présents et les frais additionnels
Règlement à réception de la facture.
Il arrive que certains clients ne payent pas dans les limites de ces conditions de règlements. Le service commercial fait alors une première relance dix jours après l’envoi de la facture. Le dossier est ensuite transmis au service AF pour suivi.
Si le règlement n’est toujours pas réalisé un mois après la première relance, le service AF envoi la relance n°2 jusqu’au litige tant que le client ne règle pas.

Pour éditer une relance :


Se rendre sur HESTIA :
Dans l’onglet « Avancé », cliquer sur « Relances »
Dans les cases critères choisir « par client »
Puis chercher le n° client correspondant à la réservation en relance. Ceux-ci sont classés par ordre croissant.




Sélectionner la ligne correspondant à la réservation à relancer, les renseignements apparaissent.
Renseigner la case Code relance : (2, 3 …)
Puis cocher « relance à éditer »
Si le contact possède une adresse e-mail, envoyer la relance par e-mail, à defaut, par fax ou par courrier. Il suffit de cliquer sur la case Word pour éditer le fichier de relance en fonction du type de relance (2, 3, mise en demeure…) et de son support (mail ou courrier)
Ne pas oublier de joindre la facture concernée en allant l’éditer dans la réservation.



2.4 Le contentieux clients


Trois niveaux de relances sont effectués :
1. Relance simple par tout moyens (courrier, fax, mail),
2. Relance en recommandé (deuxième relance),
3. Mise en contentieux.

La plupart des contentieux s'arrêtent au deuxième niveau. S'agissant de contentieux liés aux prestations, l'arbitrage est effectué par le directeur général et le gérant.

2.5 La numérisation des factures clients

La numérisation des factures clients doit respecter des normes fiscale. Pour en savoir plus (Voir le site gouv.fr)

Vérification des comptes

Rapprochements bancaires

Les rapprochements bancaires se réalisent par décade (Crédit Agricole) ou deux fois par mois (Caisse d’Epargne). Dès réception du relevé décadaire, pointer les mouvements financiers.




Sélectionner l’onglet : Traitement – Rapprochement bancaire manuel.
Renseigner le code journal - BA si crédit agricole / CE si caisse d’épargne - et la date du rapprochement puis renseigner la pièce de trésorerie (n° de relevé) nb : valider la pièce de trésorerie par la touche « Entrée », Pour finir, cliquer sur VALIDER.

Attention : Ce qui est au crédit du compte bancaire est au débit de la comptabilité et inversement.
Les renseignements concernant la situation comptable et la situation bancaire théorique apparaissent.
Pointer chaque opération tant dans le logiciel de comptabilité que sur le relevé décadaire.
Retourner dans le logiciel commercial ou dans les moyens de paiement si nécessaire.
Lorsque l’ensemble des mouvements présents sur le relevé sont pointés, éditer un état des écritures non rapprochées qui fait apparaître le solde du compte.
Pour cela, cliquer sur IMPRIMER, vérifier les dates puis cliquer sur OK.




Cet état doit correspondre au solde du relevé. Si tel n’est pas le cas, rechercher l’origine de l’anomalie. Il peut arriver qu’une opération ait été enregistrée à une date postérieure à la date du relevé (date de valeur/date d’opération). Dans ce cas, le mouvement n’est pas pris en compte et le solde est alors « amputé » du montant de l’opération. Corriger, dans ce cas, la date de l’opération pour la faire coïncider avec celle du relevé.
Si le montant est le même, agrafer l’état des écritures non rapprochées au relevé bancaire et le classer dans la partie droite du classeur Crédit Agricole

Cas particulier crédit agricole

Le relevé mensuel des dépenses carte UES Chaque mois, nous recevons un relevé des dépenses réalisées avec la carte bancaire de l’UES. Pointer chaque prélèvement avec les factures transmises par le porteur de carte. Noter les factures manquantes dans le fichier Excel « Dépenses CB UES – Factures manquantes » afin de la demander par la suite. Le montant de ce relevé de dépenses sera prélevé sur le relevé bancaire du 20 du mois. Agrafer le relevé de dépenses CB au relevé du 20.

Le relevé mensuel des prélèvements CA

Une fois par mois, nous recevons un état des frais bancaires du mois – 1, vérifier que cette synthèse corresponde aux écritures passées puis agrafer les feuilles au dernier relevé du mois – en date du 30. Passer des écritures spécifiques Enregistrer des Bons Vacances en comptabilité Première étape : Dans le journal BV : Crédit : compte 515 du montant du versement (solde l’écriture de vente) Débit : 580 du montant du versement



Deuxième étape : Dans le journal de banque (CE ou BA) Crédit : compte 580 du montant du versement Débit : 512 (ou 531 si CE) du montant du versement



Attention : Il arrive qu’il y ait une différence entre le montant versé et le montant prévu. Passer alors la différence en 627 (charge de gestion coutante)



Exemple : Les Ventes de DAT Dans le journal de banque :
Etape 1 : Enregistrer la vente du DAT :
Au Crédit : Le compte général 512000100 « vente CA dépôt à terme »
Au Débit : Le compte général 51200000
Etape 2 : Enregistrer les intérêts de la vente du DAT
Au Crédit : Le compte général 767 « Vente CA dépôt à terme »
Au Débit : Le compte général 51200000



Les règlements CB UES Les factures relatives aux dépenses réalisées avec la carte bancaire de l’UES sont à passer dans le compte de tiers FLEROUX. Et à passer en banque (journal BA) au même jour. Chaque mois, nous recevons un relevé des dépenses de cartes qui servira par la suite à pointer le relevé de banque. Les factures sont en majorité liées à des déplacements de la direction, sauf exception ces écritures sont à passer dans les comptes 625. Veillez cependant à noter le fournisseur en référence.
Exemple Journal des achats



Journal de banque





ATTENTION :
Lors des rapprochements bancaires il peut apparaître plusieurs erreurs :
Il faut parfois additionner ou soustraire les montants débits et crédits pour trouver les montants des télécollectes Ces procédures ont depuis évolué avec le passage au logiciel commercial Resalys en 2013. Puis à nouveau avec Hestia en 2015....

LA DECLARATION DE TVA


S'agissant du cadre fiscal voir le chapitre consacré aux villages vacances.

Echéances


La déclaration de TVA est à établir :
• avant le 21 du mois concernant l’UES Village Vacances,
• avant le 25 du mois concernant l’association CLEFAM.

Détermination des bases


La synthèse de la déclaration CA3 est établie à partir des données émanant de trois activités et de trois logiciels :
• les éléments issus du logiciel commercial Hestia : il s’agit des éléments concernant les ventes et prestations de services « servies » aux clients,
• les éléments issus du logiciel de paye Pythagore : il s’agit des avantages en nature et des prestations fournies au personnel en matière de logement et de repas.

Ces deux éléments constituant les bases de la TVA collectée.
Les éléments issus du logiciel de paye Sage 100 : il s’agit des charges et immobilisations constituant les charges déductibles.
Certaines opérations particulières viendront compléter la déclaration (livraison à soi-même, taxe audiovisuelle, régularisations, reprises des crédits de TVA).

Au préalable effectuer les activités concernant le mois concerné, à savoir :
• Rapprochements bancaires et de caisse,
• Transfert des écritures de paie et clôture,
• Transfert des écritures de ventes Hestia et Kezia,
• Lettrages des comptes clients,
• Justification des comptes de tiers (fournisseurs, clients).

Détermination de la TVA collectée

Les éléments relatifs à la détermination de la TVA sur les Ventes et Prestations de services Clients sont issus du logiciel commercial Hestia. Dans l’onglet « SUIVI » sélectionner la rubrique Déclaration de TVA, le mois de la déclaration, l’option TVA sur Encaissements. En effet, l’UES a opté pour la TVA sur les encaissements compte tenu : du paiement par le biais d’acomptes, d’une meilleure adaptation aux flux de trésorerie ; le fait générateur étant de droit concernant les prestations de services.
Le logiciel lance une édition indiquant :

• les bases servant la TVA sur Ventes et Prestations (trois codes de TVA),
• le détail des mouvements justifiant les soldes clients.

Pointer les soldes clients apparaissant dans ce document et la balance client issue de la comptabilité arrêtée à la même date.

Pointer les comptes clients HESTIA

Pour éditer la déclaration de TVA HESTIA :
Dans HESTIA, se rendre sur l’onglet « Suivi » puis cliquer sur « déclaration de TVA »
Renseigner le centre : « Domaine Lou Capitelle »
La date de fin de mois : M-1 (exemple 31/03/2013)
Et cliquer sur la case « sur encaissement »
Puis imprimer





Pour éditer la balance Sage :
Dans Sage comptabilité, cliquer sur l’onglet « Etat »
Se rendre sur la ligne « Etat des tiers »
Et sélectionner « Balance des tiers »
Dans l’encadré, renseigner :
Date de : « début de l’année » à « date fin du mois M-1 »
Type : Client
Compte : Non soldés




Justifier les écarts (remboursements non encaissés par ex). Effectuer les régularisations nécessaires (transfert de paiement par ex).




Reporter dans un tableau Excel les éléments issus d’Hestia à la rubrique concernée.
Les éléments relatifs à la détermination de la TVA sur les Ventes et Prestations de services Personnel sont tirés du livre de paye mensuel.
Reporter dans le même tableau Excel les rubriques issues de Pythagore à la rubrique concernée :
• Avantage en nature repas (Repas AN),
• Avantage en nature logement (Logement AN),
• Retenue repas (repas payant),
• Retenue logement (hébergement payant).

Ces éléments sont calculés sur la base du Minimum Garanti (repas) ou de forfaits selon le type de logement et le niveau de rémunération établis par l’URSSSAF. Ils sont assimilés à une prestation TTC.

La base de TVA concernant les prestations repas sera calculée selon le mode de prestation des repas classiques Clients.

La base de TVA concernant les prestations hébergement seront servies au taux réduit.





L’ensemble de ces prestations sera synthétisé pour déterminer la base de TVA collectée à déclarer. Imprimer ce document qui me servira de base lors de la saisie de la déclaration de TVA. Effectuer un contrôle croisé entre le logiciel commercial et le logiciel comptable (bases et taux) afin de vérifier la cohérence des bases et des montants de TVA sous Excel.

Pointer les balances clients KEZIA et Sage


Une fois que tous les exports du mois m-1 ont été réalisés, vérifier la similitude entre les soldes clients Sage et KEZIA. Dans KEZIA :
Editer une balance client KEZIA : dans l’onglet comptabilité cliquer sur « balance clients ».
Editer la balance au « indiquez la date de la fin du mois concerné »
Editer la balance solde > 0 puis solde < 0



Dans Sage :
Editer la balance des comptes généraux correspondants aux clients KEZIA soit du 411000100 au 411125000 (peut évoluer avec la création de nouveaux comptes clients), en date de fin le dernier jour du mois concerné (exemple le 31/03/2013).




Sélectionner une balance à critères étendues et cliquer sur PLUS pour modifier le critère « balance des comptes => comptes », modifier le statut « mouvementés » en « non soldés », enregistrer et imprimer la balance.




Pointer les comptes clients des balances KEZIA et Sage. Les soldes doivent correspondre. Si ce n’est pas le cas, vérifier que les exports ont bien été réalisés sur la période analysée et vérifier les comptes clients défectueux pour chercher l’erreur. Reporter les différences dans le tableau EXCEL « ETAT KEZIA MENSUEL ». Imprimer ensuite le tableau correspondant au mois analysé.
Les balances imprimées ainsi que le tableau des impertinences doivent ensuite êtres rangés dans le classeur KEZIA.

Détermination de la TVA déductible


La TVA déductible issue de la comptabilité Sage 100. Ce logiciel intègre une base de registre de TVA.
Elle est générée lors de la saisie de la facture fournisseur en journal d’achat et renseignée lors du règlement par le biais du journal de trésorerie (Banque, Caisse).
Elle est composée de : un numéro chronologique, une date de registre, un code de taxe, la provenance, un compte de TVA rattaché, un taux de TVA, une base taxable et un montant hors taxe.
Lors du règlement, la base de registre sera renseignée par le lettrage du compte dans le journal de trésorerie. Si par malheur le lettrage est effectué directement du compte de tiers, le registre ne sera pas mis à jour.
Il convient donc d’effectuer une « régénération » des registres régulièrement et d’effectuer des contrôles de cohérence (TVA/débits – TVA/encaissements).




Dans le logiciel Comptabilité Sage 100, sous l’onglet Edition, Sélectionner la rubrique « Registre-taxe », puis la période de référence, le type de registre (règlement achat), la provenance (peu ou pas de TVA intracommunautaire), le type de classement (N° de facture) et la rupture par code de taxe.


Imprimer le document qui fera apparaître le montant des TVA déductibles concernant les factures réglées dans le mois par taux et nature (charges – immobilisations). Effectuer un contrôle de cohérence (anomalies, erreurs, omissions).
Ce document servira de base lors de la saisie de la déclaration de TVA. Effectuer un contrôle croisé entre le registre de tva et les mouvements du mois sous Excel.

Déclaration de TVA


De part leur taille, l’UES et l’association CLEFAM sont dans l’obligation de télédéclarer et de télérégler la TVA (seuil fixé à 500 000 € hors taxes - article 29 de la Loi de finances rectificative pour 2009).
Se connecter au site des services fiscaux : http://www.impots.gouv.fr puis dans l’onglet Espace abonné (Professionnels > Espace abonné). Etant possesseur d’un certificat électronique (CA Certificat : Attention à la période de renouvellement), accéder directement à mes services dans l’espace sécurisé.
Sélectionner la fonction Déclaration de TVA, puis l’Entreprise souhaitée, puis la période d’imposition. Accéder alors au tableau de déclaration.

Dans la rubrique A – MONTANT DES OPERATIONS RÉALISÉES, renseigner :
• la ligne 01 - Ventes et Prestations de Services : du montant TVA collectée.


Dans la rubrique B – DÉCOMPTE DE LA TVA Á PAYER, je renseigne :
• la ligne 08 – Taux normal 16,6% : du montant de la base de TVA collectée à 19,6% de mon document Excel,
• la ligne 09 – Taux réduit 5,5% : du montant de la base de TVA collectée à 5,5% de mon document Excel,
• la ligne 19 – Biens constituant des immobilisations : du montant des TVA déductibles sur immobilisations présentes sur l’état des registres de TVA,
• la ligne 20 – Autres biens et services : du montant des TVA déductibles correspondant aux comptes de charges présents sur l’état des registres de TVA,
• la ligne 22 – Report du crédit apparaissant ligne 27 de la précédente déclaration (crédit de TVA du mois précédent).

Renseigner éventuellement :
• la ligne 15 – TVA antérieurement déduite à reverser (opération de régularisation),
• la ligne 21 – Autre TVA à déduire – régularisation sur la TVA collectée (opération de régularisation),
• la ligne 29 – Taxes assimilées calculées sur annexe n° 3310 A (taxe audiovisuelle).

Vérifier les sous totaux : TVA A PAYER et TVA DEDUCTIBLE et valide la transmission. Accéder alors à la validation définitive, à l’accusé de réception (l’imprimer) et au télépaiement.
Sélectionner la banque sur laquelle doit s’effectuer le paiement. Valider l’opération et imprimer le bordereau de télépaiement avant de quitter le service Internet.
S’agissant du crédit de TVA, demander le remboursement en remplissant et joignant le formulaire 3519.
Bien vérifier que les transmissions ont bien eu lieu en consultant le compte fiscal et en imprimant la déclaration définitive. Consulter éventuellement les règlements, déclarations, obligations réglementaires.
Utiliser le même service pour réaliser les déclarations de :
• Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) – acompte et solde,
• L’impôt sur les sociétés – acomptes et solde.

Ces deux déclarations seront opérées sur la base des éléments fournis par l’expert comptable et vérifiés par le service comptabilité.

Comptabilisation des opérations liées à la déclaration de TVA


Passer dans un premier temps les Opérations Diverses liées à la paye. En effet, il faut transformer le montant TTC des prestations de restauration et d’hébergement (enregistrées dans le journal de paye en comptes 79 : Transferts de Charges) en montant Hors Taxes et basculer les montants de TVA dus dans les comptes 445 : TVA Collectée.

Pour ce faire, ouvrir le journal OD TVA PAYE du mois précédent. Sélectionner l’ensemble des écritures et effectuer un transfert d’un mois à l’autre sans suppression des écritures d’origine (ou utiliser un modèle d’écritures mais cela est plus long et fastidieux). Corriger les montants pour les adapter aux écritures du mois.
Passer, dans un second temps, les écritures qui correspondent à la déclaration de TVA et à l’apparition de la TVA à payer.
Transférer les éléments de TVA Collectée, Crédit de TVA (éventuellement) et de TVA Déductible du mois vers le compte 44572 : Déclaration de TVA.
Equilibrer chaque écriture au moyen du compte 658 : Charges de gestion courante.
Il conviendra régulièrement d’effectuer une répartition des Repas et Logements par taux de TVA.
Deux fois par an, faire le point avec l’Expert Comptable sur les contrôles et les déclarations.

Les taches a réaliser en fin de mois

Basculer les ventes Kezia


A la fin de chaque mois ou début de mois + 1, exporter les écritures de ventes vers Sage en suivant le même processus que pour les caisses et règlements.

Etape 1 - Exporter les comptes clients et les écritures de ventes du mois concerné

Etape 2 - Corriger les caractères spéciaux sur le fichier .txt « VENTE » via CONTEXT.

Etape 3 - Puis importer le fichier de VENTE sur Sage Comptabilité

Edition des journaux


Chaque début de mois, éditer les journaux KEZIA.

5. Le journal de caisse
6. Le journal de règlements
7. Le journal de ventes
8. Le journal des tickets
9. Le journal de synthèse

Pour les classer dans le dossier Z:\Comptabilité\KEZIA (dont le raccourci se trouve sur le bureau)

Contrôle montant CA Sage= CA HESTIA. A faire tous les mois.Dans HESTIA :


Aller dans Suivi, puis paramétrage.
Sélectionner la requête COMPTA36- Contrôle Hestia/Sage
Ouvrir
Entrer la date de début 01/01, puis la date de fin du mois à contrôler.
Copier le tableau et le coller dans le dossier Excel CONTROLE CA Sage-HESTIA (Commun, comptabilité, BILANS UES, 2013), dans une nouvelle page.

Dans Sage COMPTA :


Editer la balance des comptes de produits.
Sélectionner les produits 701… à 79… Sélectionner le mois concerné.
Sélectionner critères étendus : cliquer sur PLUS
Sélectionner « écritures comptables » dans la liste déroulante en haut à gauche pour rajouter un critère, Code journal de OD à VE. Enregistrer.
Faire un export dans Excel, puis copier la balance et la coller à côté du tableau issu de HESTIA (dans CONTROLE CA Sage-HESTIA).


Pointer les soldes.
DRH et DAF - De la coopération au partenariat stratégique