Les systèmes d'information RH
Le système d’information de l'établissement est piloté via un serveur équipé de trois machines virtuelles, chacune ayant un rôle distinct afin d’équilibrer les charges processeur et mémoire vive. La répartition des rôles et des fonctionnalités Windows-serveur sont les suivantes :
- Contrôleur de domaine : il stocke les données et gère les interactions entre utilisateurs et le domaine, y compris les ouvertures de session et les authentifications
- Terminal serveur : il héberge les programmes Windows, les serveurs d’impression et autres progiciels. Il a pour rôle d’accueillir les utilisateurs sur des bureaux à distance
- Serveur Exchange : Il gère les messageries du réseau, le partage des calendriers et les accès des messageries à distance.
Les Balcons du Mont Blanc ont été « configurés » sur le même schéma, un système d’interface (d’un réseau à l’autre). Enfin un espace « Intersites » est dédié à la consolidation des données et aux outils de pilotage.
Les outils informatiques sont :
- bureautiques : Acrobat Reader Pro, Word, Excel, Access, Powerpoint et Publisher,
- professionnels : Logiciel commercial, points de vente, Ligne Sage 100 : comptabilité et finances, Adéquat : paie et gestion des temps, Business Object.
Le dernier système mis en place est le système d’information SIRH et la paie Coala en Saas. Mon approche de l’informatique m’a amené tout au long de ma carrière à tenir des fonctions de RSI (Responsable des services de l’information). Il m’a fallu conjuguer l’évolution du hardware et du software en fonction des nécessités techniques, opérationnelles et des contraintes technologiques. La relation avec les fournisseurs (maintenance, web, Saas ) est devenue stratégique, le RSI devenant intimement lié au RH.
Le système d’information RH doit devenir un outil de productivité et de performance à destination des utilisateurs finaux que sont les salariés, les managers et les directeurs opérationnels.
Le système SIRH Bodet est un venu compléter les outils RH déjà développés ces dernières années au sein de l’entreprise. Cet outil gère un ensemble de briques logicielles permettant d'automatiser des tâches liées à la gestion RH et d'en assurer un suivi. J’ai souhaité présenter le cadre et la méthodologie de cette transformation d’envergure.
- comptabilité, immobilisations, moyens de paiement, éditions comptables et fiscales,
- tableaux de bord de gestion,
- paie et gestion des temps.
- j’installe les logiciels (avec l’assistance du fournisseur),
- j’effectue la migration des données,
- je vérifie la pertinence de l’organisation et la fiabilité des données,
- j’effectue les tests de bon fonctionnement et corrige les anomalies rencontrées,
- j’effectue les travaux en doublon jusqu’à la finalisation du système définitif.
Le terme de cette maintenance entraine, de fait, l’abandon du système de paie (Pythagore), de gestion des temps (Saturne) et l’interface DADS-U.
Il me faut donc bâtir un nouveau système de paie et de gestion du temps.
En 2013, l’arrivée des Balcons du Mont Blanc me donne l’occasion d’expérimenter un nouveau système de paie, profitant de la phase d’intégration puis de d’expérimentation pour évaluer la stratégie et apporter les actions correctives nécessaires.
De plus, ma collaboratrice chargée de la gestion des temps quittant l’entreprise en juin 2014 (départ en retraite), il me faut donc capitaliser ses connaissances et profiter de son expertise.
Enjeu économique : maitriser les coûts de production à travers une nouvelle organisation de la planification et de la gestion des temps.
Enjeu social : réformer la gestion des temps en maintenant le climat social. Garantir une meilleure productivité du service RH. Attirer, retenir et fidéliser les équipes à terme.
Enjeu technologique : Fiabiliser la qualité et la sécurité des données SIRH et fluidifier la circulation des données.
reprendre l’essai logiciel Sage 100 Paie entamé en 2007 ;
Avantages : un des meilleurs logiciels du marché, compatibilité avec les logiciels des temps, ma maîtrise de ce logiciel (longue expérience).
Inconvénients : licence d’utilisation très couteuse.
utiliser le logiciel Coala hébergé par l’expert-comptable, en mode Saas .
Avantages : économique (droit d’utilisation évalué à 500 €/an), encadrement et mise à jour assurée par l’expert-comptable, sécurisation des plans de paie.
Inconvénients : logiciel rigide, non maîtrise du progiciel nécessitant une formation. Pour des raisons économiques, la seconde solution fût entérinée par la direction. Les Balcons du Mont Blanc et ses deux plans de paie sont une excellente phase d’expérimentation et de test (voir chapitre Droit & règlementation).
- recenser les fournisseurs SIRH et de GTA (Gestion des temps et des activités) en septembre 2013,
- mettre en place un nouveau système de paie (plan d’action spécifique),
- consulter des fournisseurs SIRH et de GTA,
- recenser et modéliser les temps par métiers,
- contrôler la pertinence des interfaces (SIRH et paie, GTA et paie),
- choisir le matériel (badges, badgeuses), le système SIRH et la GTA,
- construire le réseau SIRH (multi établissements),
- mettre en place la gestion des temps (matériel, données, logiciel),
- former les acteurs RH (directeurs opérationnels, service RH),
- déployer le système et la migration des données,
- former les utilisateurs (managers, collaborateurs),
- créer un outil et un support de communication et de formation,
- contrôler le système et la gestion en doublon (ancien et nouveau système),
- effectuer la migration définitive de l’ancien système (historique) en juin 2014.
- Les processus de paie sont plus sécurisés qu’auparavant, car le paramétrage et la mise à jour des rubriques de paie sont administrés par l’expert-comptable,
- les temps de travail sont désormais sécurisés, les contrôles plus rigoureux, la planification mieux maîtrisée et les résultats plus transparents,
- les outils de communication sont plus modernes et plus efficaces : demande d’absences, consultation des compteurs de temps, suivi du planning via internet en mode Saas,
- les alertes sont automatisées et les anomalies doivent être justifiées.
Ce chantier était pour moi une épreuve du feu car c’était la première fois que je me lançais dans la réforme d’un système de GTA . Il me tenait particulièrement à cœur car l’élaboration des plannings telle que pratiquée jusqu’ici et les modalités de contrôle des temps nécessitaient une réforme en profondeur (pertinence, efficacité, performance et administration).
Il a fallu cependant convaincre les administrateurs qui y étaient formellement opposés (craintes), les cadres qui n’étaient pas convaincus et les salariés méfiants.
Le système est désormais sécurisé face à une législation de plus en plus contraignante et une demande de plus en plus individualisée. Les salariés deviennent proactifs dans la gestion des temps, les managers sont désormais au cœur du dispositif RH (planification, contrôle, justification).
Le monde est désormais connecté et l'entreprise se doit de communiquer avec les nouveaux outils à la disposition des 75% d'utilisateurs de téléphones mobiles. Le SIRH a de beaux jours devant lui pour s'adapter aux nouveaux paradigmes.
La transformation du Domaine Lou Capitelle en un établissement 4 étoiles, avec maintien du niveau tarifaire, a nécessité la mise en place d’outils de prévision et de pilotage draconiens.
Nous avons donc mis en place une batterie d’outils (budget d’investissement, budget de fonctionnement, tableaux de bord de gestion, indicateurs et ratios RH, indicateur et rapports commerciaux, tarification, grilles des salaires), dont la carte prévisionnelle des emplois et le tableau de bord RH.
Etablie, en fin d’année, par les directeurs de village (d’exploitation) avec l’appui du responsable administratif et financier, cette CPE doit fixer les éléments de la programmation budgétaire des emplois :
- par unité de gestion (service) et nominative (permanents et titulaires),
- par métiers (emploi, ancienneté, classification, hors grille éventuellement),
- de date à date et en volume (nombre d’heures ou nombre de jours).
Ce document impacte une répartition mensuelle de la masse salariale qui tient compte, de la nature du contrat, des coûts supplétifs : treizième mois, indemnités, départs programmés, heures supplémentaires, etc.
Cette masse salariale est complétée des charges sociales et fiscales, le tout étant injecté dans les budgets prévisionnels par unité de gestion.
Ce document est réalisé par les directeurs d’exploitation avec mon appui technique.
Je pilote la partie reporting et la partie budgétaire. Je présente ces éléments au Comité Directeur lors de l’arbitrage budgétaire.
La CPE est corrigée trimestriellement. Les masses salariales et la programmation des contrats sont révisées en fonction des évolutions constatées ou projetées (chiffre d’affaires, évolution des charges).
La CPE est aussi le plan de recrutement. Tout changement notable est soumis à l’approbation du directeur général sous mon autorité.
Il est un outil de pilotage et d’aide à la décision au service de la performance économique.
Les ratios opérationnels et les indicateurs programmatiques sont indispensables à la programmation budgétaire et à l’anticipation des besoins en main d’œuvre. Les directeurs se basent sur des indicateurs pour déterminer leurs besoins :
- le planning de réservation (exercices N à N-3),
- la projection commerciale (exercices N à N+1)
- les masses salariales et les effectifs des exercices précédents (exercices N à N-3).
- hébergement : nombre de lits et de chambres (entrée et sortie),
- cuisine, économat : nombre de repas et pique-nique,
- animation, accueil, salle et bar : nombre et typologie de clients.
D’autres services programment leurs besoins (travaux réalisés lors des périodes de basse fréquentation par exemple).
J’étudie ces ratios avec le directeur d’exploitation et le confronte au tableau de bord social.
Le tableau de bord social est composé des éléments issus de la paie, de ratios et d’indicateurs. Il s’agit d’une démarche de gestion et non d’une obligation légale.
Chaque mois, je complète la CPE des éléments tirés de la paie : unités, volumes, salaires bruts réels.
Les écarts sont analysés par le directeur général et le directeur d’exploitation corrige éventuellement les écarts (remplacements par exemple). Je mets à jour le suivi de l’effectif moyen mensuel (indispensable car le seuil des 50 ETP est proche depuis 3 ans). D’autres tableaux plus détaillés sont fournis au directeur d’exploitation (par unité de gestion notamment). Les thèmes abordés sont variés et couvrent les champs essentiels :
- démographiques (pyramide des âges, indicateurs par sexe, etc.),
- économiques (masse salariales, formation, heures produites, etc.),
- sociaux (absentéisme, maladie, accidents du travail, etc.).
Ce sont des indicateurs et des ratios indispensables au directeur général (contrôle de la politique générale) et aux directeurs opérationnels (contrôle programmatique).
Ils sont par ailleurs nécessaires pour suivre les seuils d’effectif, l’abondement au fonds de retraite (PREDICA) ou à communiquer avec les managers sur des éléments factuels.
J’ai été amené durant ma carrière à établir le bilan social au sein du groupe Fédération Nationale Léo Lagrange à l’aide des outils Sage et Business Object.
Les informations étaient transmises au comité d’entreprise, au comité d’établissement et aux délégués du personnel.
Il s’agissait d’un système de consolidation dans le cadre d’une unité économique et sociale.
D’autres logiciels plus ouverts nécessitent cependant une bonne maîtrise de la gestion des bases de données et du paramétrage.
Les rubriques constituent le corps du bulletin de salaire : salaire de base, indemnité de congés payés, primes, lignes de cotisations sociales salariales et patronales, indemnités de licenciement par exemple.
Je crée une rubrique lorsqu’une cotisation nouvelle est instaurée. Je modifie les rubriques lorsque les taux ou les règles de calcul changent.
La rubrique est composée d’un :
- Plancher : je borne la base de cotisation (fait déclencheur) si la rubrique est calculée par tranches (par ex : Tranche B du plafond Sécurité Sociale). Je la renseigne à zéro si la rubrique prend en compte le calcul dès le premier centime,
- Plafond : je borne la base de cotisation. Il est nécessaire aux rubriques plafonnées (Ancienneté, Plafond Sécurité Sociale). Dans l’exemple présenté en annexe 13, la rubrique sera limitée au plafond Sécurité Sociale (syntaxe renseignée dans les Bases),
- Nombre : il peut s’agir d’une quantité fixe, ou d’un élément saisi dans les variables de paie (heures normales, heures supplémentaires par ex).
Je peux aussi utiliser des formules dans les arguments ou les fonctions telles que : « IIF(FORMAT(FicSal(CAR_DATE_FIN_CDD);"YYYY/MM")=FicBul(PÉRIODE_PAIE);(((CumulA(9;N)+CumulM(9;N))*0,1/7)-CumulA(41;N));0) »
Ce qui signifie : si la date de fin du contrat coïncide avec le mois de paie, le nombre à prendre en compte sera le (((total annuel des heures travaillées + le nombre d’heures travaillées du mois) x 7) – le total annuel d’heures reprise des congés annuels payés, sinon le nombre à prendre en compte sera 0).
▪ Taux : Je renseigne le taux de cotisation salariale ou patronale. Le taux peut servir dans le calcul d’ancienneté.
▪ Base : Je renseigne la formule servant de base au calcul de la rubrique. Dans l’exemple présenté en annexe 13 il s’agit de la totalité de l’assiette calculée dans le mois en cours. Il peut s’agir de fonctions plus complexes tenant compte de cumuls et d’une syntaxe paramétrée.
▪ Résultat : Je renseigne le résultat attendu par le calcul à partir des éléments Nombre, Taux, Base, Variables ou Cumul selon le besoin et des fonctions mathématiques. Dans l’exemple : Base multipliée par *Taux. Toutes ces rubriques peuvent être :
- normales, proratisées ou calculées,
- des retenues ou des gains,
- salariales ou patronales,
- regroupées (pour ne former qu’une ligne avec des bases identiques : patronales et salariales),
- rattachées à un organisme (Urssaf, Assedic, caisse de retraite complémentaire, prévoyance, mutuelle, etc.),
- affectées à un compte du plan comptable, au débit et/ou au crédit,
- reportées dans des cumuls : Brut Fiscal, Net Fiscal, Cumul de DADS. par ex.,
- affectées à une population (nature particulière de contrat).
Ils renseigneront les rubriques, les éléments de DADS, les éléments de contrôle mensuels, trimestriels et annuels.
Les cumuls peuvent aussi être renseignés par la gestion des cumuls. Les deux entrées seront actualisées.
Elles renseignent les éléments à actualiser périodiquement : plafond de Sécurité Sociale, base d’assiettes forfaitaires Urssaf, Smic, etc. Elles sont rattachées à un code fonction qui servira dans les formules de calcul.
Par exemple : la syntaxe « Assiette(Gain) » renseignera l’assiette total annuelle.
Je renseigne les éléments relatifs à la société : raison Sociale, adresse, convention collective, caisse d’affiliation Urssaf, numéro SIRET, code APE, règles de prorata, etc. Je renseigne les éléments relatifs à l’établissement : raison sociale, adresse, numéro SIRET, section accident du travail, institut de prévoyance et de retraite (DADS-U), section prud’homale, caisse d’affiliation Urssaf, etc.
Le chapitre relatif au dossier administratif du salarié est développé dans le chapitre Gestion des RH. Le groupe Populations permet de regrouper les rubriques de paies qui seront systématiquement reprises (dans catégorie de salariés saisonniers « longs » par exemple), d’indiquer le mode de calcul (mensuel, horaire, au forfait), l’horaire habituel, le régime Urssaf, les caisses de retraite complémentaires (DADS-U).
Les Qualification / Echelon sont renseignés par nature d’emploi le code INSEE, la correspondance Assedic, les minimums conventionnels et l’indice par échelon.
Les indices permettent de revaloriser automatiquement les échelons.
Je renseigne les éléments relatifs à chaque caisse de cotisations ainsi que les éléments servant aux écritures comptables : comptes de charges et de produits, comptes de tiers. Je suis amené à créer ou à modifier des éléments de paie dès que nécessaire : évolution de la législation du travail, réactualisation des données sociales (plafond, smic), adhésion à de nouvelles caisses de cotisations, modification des taux de cotisations, etc. C’est pourquoi, il m’a fallu maîtriser chaque élément du paramétrage, ses fonctions et ses logiques. Les logiciels de paie sont basés sur des configurations similaires avec plus ou moins de complexité et d’autonomie. La logique de protection des données et des droits d’accès incitent les diffuseurs de logiciels à limiter l’interface d’administration.
Je suis amené à modifier le paramétrage des états et des lignes de cotisations sociales dans le logiciel de paie régulièrement.
Exemple de requête sous Access. Je sélectionne :
- la période de paie : ci-dessus le mois de janvier. J’utilise l’argument : Entre «date1 » Et « Date 2 » pour déterminer la fourchette,
- les rubriques (bases) : les rubriques 3612, 3610 et 3618 correspondant à la base de CSG,
- le code de la société correspondante : « UES ».
Elle affichera : le mois de paie, le nom, le prénom, le code population et la base. Je réalise les requêtes à ma convenance, selon mes besoins.
Je sélectionne l’ensemble des cellules puis l’onglet « Outils » puis « Liaisons Office » puis « Exporter vers « MS Excel ».
Les champs sont transférés vers Excel.
Je sélectionne le mois traité et la base afin d’obtenir la synthèse des données.
J’utilise la fonction « Rapport de tableau croisé dynamique » ainsi que la fonction « Concatener » pour synthétiser les données et les champs (par ex Nom et Prénom). Le champ : Intitulé = Concatener(Nom ; » « ;Prénom).
Les fonctions « si » et « recherchev » seront utiles dans les budgets par unités de gestion.
Je copie les données et les colle dans l’état récapitulatif ci-dessus.
Cette opération sera renouvelée pour les rubriques de cotisations trop complexes à calculer à partir des éléments du brut (CSG, Prévoyance, Loi Fillon, CICE).
J’effectue parallèlement des contrôles de cohérence de ces rubriques sous Excel à partir de formules et d’éléments composant différentes requêtes (pour Fillon par ex).
Les autres bases sont calculées à partir des éléments saisis (brut, plafond, bases forfaitaires).
Les écarts seront analysés et s’il s’agit d’une erreur de saisie lors de la déclaration, je régularise l’écart lors de la déclaration suivante (dans la limite des tolérances autorisées).
Ces éléments revêtent un caractère d’importance. Ils seront utilisés lors de contrôles internes ou externes (voir chapitre Paie & déclarations) et sont gage de cohérence et de fiabilité des données. J’ai toujours pris soin de faire coïncider les éléments comptables et les éléments de paie quitte à y consacrer un temps malgré tout précieux.