La paie et les déclarations sociales et fiscales
- Responsable Administratif et Financier : Gestion des paies, des déclarations sociales et fiscales des établissements, stratégie et coordination RH et direction du service.
- Madame F., Assistante R.H : Gestion des paies, de la gestion du temps et des déclarations sociales des Balcons du Mont Blanc,
- Madame W., Apprentie Master 2 : Suivi administratif du personnel et des contrats, Gestion du référentiel 4 étoiles,
- Madame T., Agent Administratif : Gestion du temps de l'établissement principal,
- Madame G., Assistante RAF : Gestion des acomptes, des saisies arrêts et renfort des titulaires.
2 - Les échéances de paie et les travaux préparatoires
Avant chaque échéance, je prévois un délai de traitement ou de recensement de 5 jours. Il
n’est pas inhabituel de rencontrer un problème technique, juridique ou économique pouvant
retarder l’échéance. Il convient donc d’anticiper ces problématiques.
- En amont :
- Je recense les éléments nécessaires au traitement des différentes phases opérationnelles,
- j’anticipe et traite les problématiques (législation, renouvellement de contrats arrivant à échéance, mise à jour des éléments variables de la paie, par ex).
- Je relance les services lors de manquements aux obligations légales ou aux procédures internes (absence de fiches d’embauche, non-retour des contrats, dépassements horaires, etc.).
- Pendant :
- Je recense et traite les informations chronologiquement,
- je pointe chaque tâche effectuée selon la procédure établie.
- En aval :
- J’effectue les contrôles (pointage, contrôle de cohérence, croisement des données) et les corrections nécessaires,
- je transmets les éléments à la direction pour validation.
Les logiciels utilisés pour élaborer la paie sont :
- Pythagore (Administration et paie)
- Saturne (Gestion du temps).
3 - La gestion du contrat de travail et le traitement du dossier individuel :
3.1 La saisie des données individuelles
Les données administratives du salarié sont saisies à partir des éléments fournis par le
manager.
Je renseigne l’état civil et les références bancaires.
Je vérifie la véracité et la cohérence des informations fournies :
- Le numéro de sécurité sociale/date et lieu de naissance,
- l’âge du salarié mineur/autorisation parentale,
- la nationalité du salarié hors UE/titre de séjour. Je saisis les éléments du contrat : nature, objet, date d’entrée et de sortie, salaire brut, service de rattachement, répartition analytique en cas d’affectation sur plusieurs services, fin de période d’essai, qualification, titre, échelon, temps plein ou temps partiel et durée, etc., et si nécessaire les éléments relatifs à la prévoyance, à la mutuelle, les diplômes et l’expérience professionnelle.
3.2 La rédaction du contrat de travail
Je réalise le contrat de travail à partir du publipostage vers Word. Le contrat est déterminé
par la nature et l’objet du contrat.
Je crée des modèles lorsque des éléments sont récurrents (ex : contrats des employés de
collectivités à temps partiel et horaires fixes).
Je complète les éléments spécifiques au service et à la saison : horaires particuliers,
avantages en nature, conditions spécifiques. Je contrôle par une double lecture.
J’imprime deux exemplaires du contrat et sauvegarde une copie du contrat dans le
répertoire approprié (classement par années et services).
Je joins la partie D.U.E (Déclaration Unique d’Embauche) destinée au salarié, ainsi que :
- les attestations et fiches de renseignement (mutuelle et prévoyance),
- un exemplaire de la fiche de poste.
3.3 Le contrôle et la réactualisation des données
Je contrôle les éléments administratifs en croisant les données (évènements familiaux,
relevé d’identité bancaire, diplômes, pièces complémentaires, rapport de la médecine du
travail, accident du travail, maladie, etc.) avec le registre du personnel, le registre médical,
le profil de poste, la fiche d’heure. Je réactualise les classifications et les rémunérations
(selon les informations fournies par la commission paritaire mixte de la convention
collective, la négociation annuelle ou les promotions internes, etc.).
Je suis le garant de la bonne rédaction des contrats de travail et objectivé sur la fiabilité juridique de leur contenu. La révision modèle de contrat doit être effectuée régulièrement. En effet la jurisprudence nous amène à vérifier la régularité de clauses particulières (non concurrence, confidentialité, mobilité, etc.). La veille et la formation juridique sont d’importance dans ce cadre.
4 - L’enregistrement des variables de paie
4.1 L’élaboration du planning opérationnel :
Un planning hebdomadaire, établi par les managers est transmis à mon service après
validation du directeur d’exploitation. Il tient compte des nécessités de service
(détermination des besoins) sur la base d’éléments factuels propres au service.
Par exemple : le service hébergement fournira le nombre de chambres (entrées, sorties), le service cuisine le nombre de repas à fabriquer et leur typologie (repas sportif, repas classique, repas amélioré, pique-nique, etc.). En cas d’anomalie, je prends contact avec le manager.
4.2 L’enregistrement et le contrôle des temps
En fin de semaine les fiches d’heures sont retournées validées et complétées. Les repas
payants, repas en avantage en nature, changements d’horaires justifiés, absences y sont
reportés.
J’effectue des contrôles de cohérence et des sondages dans les services (état de caisse du
bar pour l’heure des dernières ventes, journal de clôture de la boutique, par ex.).
Ces variables sont synthétisées par ma collaboratrice dans un tableau récapitulatif.
Ce système déclaratif sera opérationnel jusqu’au changement de logiciel (2014).
4.3 La détermination du salaire de base
La rémunération de base apparait dans le contrat et le dossier individuel.
Le calcul des primes et gratifications est automatique (ancienneté par ex).
Je calcule les variables individuellement lors du départ des salariés (heures
supplémentaires par ex). Elles font l’objet d’un décompte.
D’autres indemnités sont paramétrées et calculées automatiquement (indemnités
compensatrices de congés payés, indemnité de fin de contrat par exemple).
4.4 La gestion des absences et des maladies
Les absences pour congés payés et maladie sont saisies dans le module dès réception puis
contrôlées et actualisées dans le planning. Les indemnités de sécurité sociale concernant
les salariés subrogés sont saisies au fur et à mesure (période de référence, montant et
échéance de paie).
4.5 La gestion des avantages en nature
Les avantages en nature et les prestations payantes (repas, hébergement) sont fournis
avec la feuille d’heure.
Des contrôles de cohérences sont effectués (contrôles croisés avec les services chargés
des repas et de l’hébergement par exemple).
Les autres avantages en nature ou prestations payantes sont calculés individuellement
(véhicule par ex.).
4.6 Les frais professionnels
Les frais professionnels sont versés hors du processus de paie.
4.7 La gestion des acomptes et des retenues
Les acomptes sont traités dès leur paiement et les retenues sont saisies dans le module
prévu à cet effet (montant et échéance de paie).
4.8 Le traitement des indemnités de départ
Les indemnités de départ (licenciements, transaction, rupture conventionnelle par ex.) font
l’objet d’un décompte soumis à l’autorité d’un décideur. Elles sont saisies individuellement.
5 - Le traitement des variables de paie
5.1 Les échéances
La paie est établie en trois périodes :
- le 25 du mois pour les salariés « permanents »,
- le 5 du mois suivant pour les autres salariés,
- à l’échéance concernant les fins de contrat.
5.2 Les modalités
Les paies des salariés « permanents » sont établies sur la base du planning annuel tenant
compte de la modulation du temps de travail et du fractionnement des congés.
Les éléments variables de leur paie (repas, hébergement) seront ceux du mois précédent
sauf en cas de départ (principe de décalage uniquement sur ces variables).
S’agissant des autres salariés, les éléments variables du mois sont nécessaires : heures
travaillées, repas pris, acomptes, etc. La paie ne peut donc être réalisée avant le retour des
fiches d’heures validées et la prise en compte de tout autre évènement survenu durant le
mois : absence, maladie, démission par exemple.
5.3 La reprise des variables saisies
Je saisis certains éléments et variables de paie journalièrement : dossier individuel, congés,
maladie (indemnités journalières), absences, acomptes, saisie-arrêt. Ils sont traités dans
des modules du progiciel appropriés qui viendront incrémenter les bases.
5.4 Le traitement des paies
Je contrôle la cohérence : contrats de travail, tableaux récapitulatifs et autres données.
Je saisis ces éléments à partir des onglets variables de paie (soit par rubrique de paie, soit
par salariés selon le cas) et gestion des heures.
Je vérifie les éléments et effectue des contrôles de cohérence notamment avec les tableaux
tirés des plannings.
Je lance les différents traitements et pointe les opérations :
- gestion des heures (normales, supplémentaires, repos compensateur),
- gestion des avantages en nature et des prestations payantes du mois (repas, hébergement, véhicule),
- gestion des autres éléments variables selon les salariés et le mois : subrogation, paiement double lors du 1er mai, prise en compte du 13ème mois pour les bénéficiaires, bonification des heures.
6 - La préparation et l’édition des bulletins de salaire
6.1 La préparation des bulletins
Je lance la préparation des bulletins en sélectionnant le mois de paie concerné, la date de
paie et les salariés dont je souhaite lancer le calcul.
J’exécute le traitement à l’aide des tableaux de variables répertoriées par typologie de
salaires (permanents ou autres salariés) et par ordre alphabétique.
Un pointage est effectué au fur et à mesure de la saisie.
J’effectue une saisie des paies manuelles lorsque des éléments sont erronés (plafond ou
plancher erroné lors de sommes importantes versées sur le dernier mois par ex.).
Je peux aussi effectuer une paie inversée (à partir du net à payer).
Le progiciel peut indiquer une saisie manquante (variable obligatoire non saisie) ou générer
une anomalie dans le journal des erreurs (erreur de plafond, plancher, rubrique à zéro,
etc.). Je reprends le traitement et corrige les erreurs ou oublis.
Concernant le paramétrage, voir le chapitre (les systèmes d'information).
6.2 L’édition des bulletins et la vérification des éléments
Je lance l’édition des bulletins.
Je vérifie la cohérence des bases (plafonds et tranches), la correspondance des nets à
payer et la présence de toutes les variables (avantages en nature, subrogation par
exemple).
6.3 La génération des pièces annexes
J’édite les certificats de travail et les reçus pour solde de tout compte en fin de contrat.
J’édite la liste des mouvements de personnel (registre du personnel).
Je lance la génération des attestations Pôle Emploi concernant les salariés en fin de
contrat, puis leur édition en trois exemplaires (salarié, Pôle Emploi, dossier du personnel).
6.4 L’archivage et la clôture mensuelle
Au terme du mois, j’effectue une édition des bulletins de salaire pour les archives, du
journal de paie et une clôture du mois.
J’ai réalisé l’ensemble des bulletins de paie et des déclarations sociales et fiscales depuis mon arrivée.
J’ai supervisé ceux du deuxième établissement en tant que responsable de service RH. Cette mission représente 1/10ème de mon travail. J’ai réalisé des volumes bien plus importants dans mon expérience précédente. Je suis aussi en charge des déclarations sociales et fiscales.
7 - Cas d’entreprise : élaboration d’une paie d’une rupture conventionnelle
Exemple : la paie d’un salarié (rupture conventionnelle)
Exemple : la paie d’un salarié (rupture conventionnelle)
Monsieur X. a été embauché en CDI le 15 octobre 2011 en qualité de xxxxxxxxx. Il a remplacé le responsable xxxxxxx du 1er juin au 15 octobre 2013. Le 15 jar 2014, il adresse une demande de rupture conventionnelle de son contrat de travail à la direction de l’entreprise. Un premier entretien a lieu le 30 janvier 2014 en présence d’un membre du personnel. Je procède à la rédaction de la convention de rupture et au calcul des droits de Monsieur X (éléments à inclure dans la convention). La convention est signée le jour même. La fin du délai de rétractation est fixée au 26 février 2014. Je complète et imprime la demande d’homologation via le site dédié, puis j’adresse la demande d’homologation à la Dirrecte après signature des parties. La rupture est homologuée le 26 mars 2014. Fin de la procédure le 31 mars 2014.
Etape 1 : Recensement et calcul des indemnités de départ
Je calcule le nombre de mois d’ancienneté (2 ans et 11 mois). Je recense les 12 derniers mois de salaire et calcule :
▪ le salaire brut reconstitué à prendre en compte dans le calcul de l’indemnité de licenciement (prise en compte des périodes d’absence).
▪ le salaire brut réel à prendre en compte dans l’indemnité compensatrice de congés payés (déduction des périodes d’absence et des primes exceptionnelles), J’effectue la moyenne à prendre en compte dans le calcul de l’indemnité de licenciement :
▪ La moyenne des 12 derniers mois et la moyenne des 3 derniers mois. Je retiens la moyenne mensuelle brute la plus élevée (1873,75 €). Je calcule le montant de l’indemnité de licenciement :
Indemnité légale :
1/5ème de mois de salaire multiplié par le nombre de mois d’ancienneté jusqu’à 10 ans,
+ 2/15ème par année supplémentaire. Le montant de l’indemnité de rupture conventionnelle sera équivalent au montant de l’indemnité de licenciement.
Indemnité conventionnelle : 1/10ème de mois de salaire de 1 à 3 ans + 1/5ème la 4ème et 5ème année + ½ mois à partir de la 6ème année. Plafond : 8 mois de salaire. Je retiens le montant de l’indemnité le plus favorable au salarié (1093,02 €).
▪ Je calcule le montant de l’indemnité compensatrice de congés payés en tenant compte du décompte réel :
▪ Méthode du 1/10ème des rémunérations de la période de référence (taux journalier),
▪ Règle du maintien de salaire. Je retiens le montant de l’indemnité le plus favorable au salarié (1902,99 €). Je calcule le montant du 13ème mois au prorata temporis du temps de présence, soit 666,67 €. J’effectue le décompte de son temps de travail/planning annuel : 5 heures en dépassement. Je recense les repas et hébergement à prendre en compte : 5 repas/avantage en nature.
Etape 2 : Traitement et édition de la paie
▪ Je reporte dans chaque rubrique de paie les variables calculées.
▪ Le salaire de base et la prime d’ancienneté sont calculés à partir des éléments du dossier individuel, du temps de travail mensuel et du paramétrage des rubriques.
▪ Les heures supplémentaires seront majorées de 25% s’agissant des 8 premières heures. Je lance le calcul dans le logiciel de paie.
Etape 3 : Contrôle des masses et des bases
▪ Je vérifie que le plancher et le plafond se sont justement calculés. J’effectue un contrôle de cohérence entre le salaire brut cumulé et le plafond de sécurité sociale.
▪ Je vérifie la base fiscale (exonération de l’indemnité de rupture = indemnité conventionnelle licenciement).
Etape 4 : Edition, remise des documents et archivage des pièces
J’édite le bulletin de salaire. Je génère l’attestation Pôle Emploi, le reçu pour solde de tout compte et le certificat de travail. Un exemplaire de l’attestation est adressé à Pôle Emploi.
Les documents sont remis au salarié après signature. J’utilise l'outil Excel pour mettre en forme tous les calculs liés aux ruptures de contrat et aux départs en retraite. Un onglet législation permet de justifier les formules de calcul.
Ce tableau personnalisé est soumis aux parties pour approbation. Il est ensuite enregistré dans le dossier du salarié en cas de contestation. Il sert de support à la demande d’homologation, à la saisie des variables de paie ou dans la constitution d’un dossier particulier.
Je prends soin des éléments de paie (calculs, bases, rubriques), des pièces annexes (exactitude) et des délais impartis.
8 - La réalisation des déclarations sociales
J’effectue les déclarations sur internet via le portail de Net Entreprise (URSSAF, Pôle
Emploi, Retraite et Prévoyance, DADSU par ex.) ou le site des organismes. Le
télépaiement est opéré dans le même temps (gain de temps, sécurité, respect des délais).
8.1 Les échéances
L’UES ayant un effectif inférieur à 50 salariés, les déclarations Urssaf et Assedic sont
établies le 15 du mois.
Les autres déclarations sont établies chaque trimestre (Retraite, Prévoyance, Frais de
Santé) ou annuellement (formation professionnelle continue, contribution sociale de
solidarité des sociétés, taxe d’apprentissage, effort construction, etc.).
8.2 Les modalités et la mise en oeuvre
Je sélectionne l’état1 correspondant à l’institution, je lance le calcul, puis l’édition.
8.3 Le contrôle des bases et des montants
Je contrôle les masses avec le livre de paie et les éléments comptables.
Je contrôle les bases et le montant des cotisations avec le tableau récapitulatif renseigné
mensuellement, (voir systèmes d’information).
Un contrôle spécifique est réalisé concernant les abattements Fillon, la CSG et le CICE
(Crédit d'impôt pour la compétitivité et l'emploi).
Un autre tableau est réalisé trimestriellement pour les autres cotisations (Pôle Emploi,
Prévoyance, Frais de Santé, Retraite complémentaire).
Il servira à la fin de l’année à vérifier les éléments contenus dans la DADS-U et dans la
comptabilité.
8.4 La déclaration et l’archivage
Après contrôle des bases, j’effectue la déclaration via internet dans les délais impartis.
J’archive les pièces justificatives pour contrôle en fin d’année (ou contrôle par un
organisme). Ces éléments sont indexés dans le dossier de révision comptable.
Les déclarations sociales revêtent une importance économique de premier ordre. Celui qui
a vécu des retards de paiement et la gestion des demandes de remise de majorations de
retard sait quelle importance revêtent ces formalités (sans parler du défaut de paiement).
La DSN (Déclaration Sociale Nominative) qui voit le jour avec le choc de simplification
permettra à terme d’opérer les formalités déclaratives en un seul point d’entrée via
l’interface EDI.
9 - Les travaux de fin d’année (DADS-U, contrôle des bases)
Le mois de Janvier est consacré à la préparation et la vérification de la DADS-U. (future N4DS : Norme pour les Déclarations Dématérialisées Des Données Sociales).
9.1 Le recensement et les contrôles préalables
Tout au long de l’année les éléments nécessaires à la déclaration auront été collectés et
contrôlés (Bases, Temps de travail, CSG, CICE, Fillon, etc.).
9.2 L’élaboration et la correction des bases
Le progiciel calcule tous les éléments nécessaires à l’établissement de la DADS-U. Les
erreurs grossières sont générées dans un journal d’erreurs. Il s’agit d’erreurs de
cohérence : date ou motif de fin de contrats manquants, division par zéro (éléments
manquants par ex.). Je traite manuellement les sommes isolées (retraite, prévoyance, frais
de santé).
Je corrige les erreurs ou oublis (onglet saisie manuelle). Je relance le calcul et vérifie à nouveau le journal d’erreurs etc. Une fois le journal d’erreurs apuré, je lance l’édition de la société et de l’établissement. Je vérifie les bases (Brut, Net Fiscal, Sommes isolées, Rubriques de cotisations, etc.) et pointe ces éléments avec mon tableau Excel. Je recherche l’origine des écarts et corrige éventuellement les anomalies. Je lance ensuite un transfert du fichier (DADS.txt).
9.3 L’extraction d’un fichier
Le progiciel propose un fichier test ou définitif.
En effet, nous avons la possibilité de générer un fichier test afin de le soumettre aux outils
de contrôle de la DADS-U. Cette étape peut être utile en période de finalisation par le
fournisseur du logiciel Pythagore des nouveaux paramétrages de la DADS-U. Je prends
parallèlement le soin de télécharger les outils fournis par le service E-ventail (anciennement
TDS : transfert des données sociales).
9.4 Le pré-contrôle
J’ouvre l’application de pré-contrôle (DADSU-CTL) et soumets mon fichier DADS-U au
format txt. Il m’indique les anomalies recensées et leur origine (voir extrait ci-dessous).
Elles peuvent être des anomalies bloquantes.
9.5 La Finalisation de la DADS-U
Je recrée autant de fichiers que nécessaire et les soumets à l’outil de pré-contrôle. Une fois
les anomalies corrigées je transfère le fichier définitif via le site Net Entreprise. Je vérifie
mon envoi et les rapports retournés.
J’archive toutes les fiches DADS sous forme PDF. Ces éditions serviront lors de contrôles
ultérieurs. Je suis amené à renseigner les caisses sur des anomalies légères ou des
éléments manquants (CRAM, AGIRC, ARCCO).
J’ai toujours pris soin d’anticiper la période de DADS-U. J’ai effectué mes premières DADS sur des documents auto-carbonés qui nécessitaient des heures d’écritures manuscrites. Les erreurs nécessitant des corrections encore plus fastidieuses. Les surprises de dernière minute sont légion (défaillance d’un sous-traitant paie, paramétrage défectueux d’un éditeur de logiciel, texte de loi à effet rétroactif, etc.). La mise en place de la N4DS aura contraint le prestataire de paie à abandonner la maintenance de la DADS-U. Gageons que la DSN puisse apporter la sécurisation et la fiabilisation voulue en alliant simplification et performance.
9.6 Les autres déclarations annuelles
D’autres déclarations sont établies annuellement :
- la Déclaration (CERFA 2483) relative à la contribution à la formation professionnelle continue (amenée à disparaitre en 2016),
- la Déclaration annuelle d’emploi des travailleurs handicapés, des mutilés de guerre et assimilés (DOETH),
- la participation des employeurs à l’effort construction (CERFA 2080).
10 - Le paiement des salaires et la passation des opérations comptables
10.1 Le paiement des salaires
Le paiement des salaires est effectué selon le même calendrier que la paie.
Concernant les virements, je réalise :
- une édition papier pour contrôle,
- le lancement d’un fichier informatique sous format « html » aux normes SEPA,
- un envoi de ce fichier à notre établissement bancaire (site dédié),
- une validation de l’ordre de paiement, une opération comptable pour le montant total des virements.
10.2 La passation des opérations comptables
Pour obtenir l’interface des opérations comptables :
- je lance l’interface et j’édite le listing de l’interface en cours,
- je lance le transfert du fichier sous forme d’un fichier « txt »,
- j’intègre le fichier dans le logiciel de comptabilité Sage.
10.2.1 La préparation des interfaces
J’effectue 3 interfaces : Permanents, Saisonniers longs, Saisonniers courts.
Le progiciel ne permet pas d’effectuer une interface unique, elle est réalisée 3 fois par mois.
En effet, j’ai décidé avec l’expert-comptable d’enregistrer les salaires et charges sociales
par « population » : Permanents, Saisonniers longs, Saisonniers courts, afin de pouvoir
analyser périodiquement l’évolution des masses salariales.
Malheureusement le progiciel n’offre pas la possibilité d’affecter des comptes comptables
distincts dans les « populations »
Je sélectionne chaque population, saisis la date de l’écriture et le libellé.
Je lance l’interface, puis édite le listing pour contrôle.
Un fichier temporaire est créé. Je lance le transfert externe de ce fichier (txt).
10.2.2 Le traitement du fichier
Je récupère le fichier sous un éditeur de texte (CONTEXT), affecte les comptes comptables
rattachés à la population (éléments du brut et charges sociales) et transforme les
références (incompatible avec les imports Sage).
10.2.3 L’importation dans le logiciel comptable
J’ouvre le logiciel comptable, j’importe le fichier. Je vérifie qu’aucun élément ne soit
manquant, une ligne d’écriture d’équilibre ou une affectation analytique temporaire peuvent
être générées dans ces cas-là. Je pointe mon compte «salaire net » avec les règlements
(virements, chèques) réalisés dans le mois.
10.2.4 Les contrôles internes
Ces opérations « d’import-export » nécessitent une maîtrise particulière car toute erreur
dans la modification du fichier peut induire des erreurs grossières (erreur d’affectation de
compte par exemple).
Les contrôles croisés avec les déclarations sociales (voir chapitre O-5) seront donc
essentiels.
Je vérifie la cohérence des salaires bruts et les totaux des charges patronales dans le
logiciel comptable.
Ces travaux seront effectués avant toute transmission des données aux décideurs.
10.3 Les contrôles externes
La justification des comptes issus de la comptabilité, étayés par les éléments de paie, sera
réclamée lors de la clôture des comptes par l’expert-comptable ou le commissaire aux
comptes. Les éléments tirés de la DADS-U et la justification des comptes comptables
seront des pièces réclamées lors des contrôles sociaux ou fiscaux.
Ces traitements nécessitent une bonne maîtrise des éditeurs de texte, de la finance et de la comptabilité. Ils sont souvent traités par les services comptables et financiers. Les écritures comptables revêtent une importance toute particulière car les masses traitées sont loin d’être négligeables. Il convient d’y apporter le soin nécessaire : reporting juste et pertinent.