La Communication RH

Sommaire

  1. La Boite à Outils RH
    1. La problématique
    2. Les enjeux
    3. Les outils
    4. La méthodologie
    5. Le contenu
    6. Les résultats
  1. Le Book RH
    1. La méthodologie
    2. Le contenu
    3. Les résultats
  1. Le livret d'accueil du salarié
    1. La problématique
      et le cadre
    2. Les enjeux
    3. La méthodologie
    4. Le processus
      d'intégration
    5. Le contenu
    6. Les résultats
  1. La communication interne
  1. Les réunions thématiques
    1. Le contexte
    2. Les enjeux
    3. Le fonctionnement
    4. Les résultats

    5. MOOC Architecture de l'information
    6. MOOC GDP

1 - La boite à outils RH

La boite à outils est un outil de communication de Knowledge Management. Cet outil de communication rend l’encadrement plus autonome et responsable. C'est un outil à entrée multiple, en liens hypertexte, organisé par thématiques RH.

1.1 La problématique

  • Les sources d’information deviennent de plus en plus nombreuses (infobétisé),
  • les supports de communication deviennent de plus en plus variés (support papier, liens HTLM, PDF, etc.),
  • la sollicitation des managers et des cadres devient de plus en plus chronophage (demande cyclique de documents),
  • la nécessité de normaliser les procédures, de les numériser et de pouvoir les consulter à tout moment.

1.2 Les enjeux

    L’enjeu social : fournir un outil unique regroupant toutes les thématiques relatives à la vie sociale dans l’entreprise. Développer les compétences managériales.
    L’enjeu technologique : fournir un outil de communication RH accessible à distance et simple d’utilisation.
    L’enjeu sous-jacent était de fluidifier l’information et la transmission des documents. Informer, sensibiliser, former, documenter.
    But : une meilleure compréhension, anticipation et intégration des processus de pilotage.

1.3 Les outils

Cette boite à outil est construite à partir d’un tableur Excel. A chaque cellule correspond un lien hypertexte qui donne accès soit à :
  • un chapitre, un sous-thème de la base de données,
  • un lien vers un site internet en correspondance avec le thème,
  • un lien vers un document, une étude, un rapport,
  • un lien vers un support et une annexe (CERFA, modèle, méthode, procédure, etc.).

  • 1.4 La méthodologie

    • Je recense les documents RH existants, j’effectue des recherches documentaires via un gestionnaire de références (Zotero) et je les normalise :
    • en document Word pour les documents ouverts (modèles évolutifs),
    • en document PDF pour les documents fermés ou les pièces certifiées (CERFA).
    Je sollicite l’appui des institutions (retraite, prévoyance, santé, Cap Emploi, Agefiph, Entreprises-Habitat).
    Je détermine les thématiques phares (voir ci-dessous),
    Je recherche les liens internet les plus pertinents en privilégiant les sources référentes : site officiel des institutions (Urssaf, Caisse de Retraite, OPCA, par exemple), sites gouvernementaux (légifrance, Service Public, par exemple), etc.
    • J’organise la base de données en thématiques pyramidales,
    • Je créé le tableau et les liens hypertextes,
    • Je recense les articles à mettre à jour périodiquement,
    • Je stocke les documents normalisés pour pouvoir modifier les modèles si nécessaire,
    • Je la complète des éléments politiques et stratégiques de l’entreprise,
    • Je complète la base des éléments manquants,
    • Je forme les managers à la gestion de l’outil et je détermine avec eux les thèmes récurrents, je forme le personnel RH et les cadres,
    • J’informe l’ensemble du personnel en animant une réunion thématique.

  • 1.5 Le contenu du dictionnaire RH

    • Les sujets principaux :

    Lien vers le doc Google Slides
    En tout, ce sont plus de 500 liens et 1600 fichiers qui sont stockés dans cette base de données. La cvthèque est constituée est constituée par la suite. Cet outil est accessible depuis chaque poste raccordé au réseau. Grace à un simple fichier Excel (liens hypertexte). Par la suite j’ai constitué un tableau des liens les plus utiles par services (Top 10) et une table référentiel-métiers.

  • 1.6 Les résultats

    • Cet outil a développé le sens de l’autonomie des managers. Il est devenu leur base de Social KM (recrutement, management, GPEC, SIRH, formation). Ils peuvent désormais accéder aux données intemporellement et en autonomie. C’est un outil simple, ergonomique et accessible qui a été amélioré avec les utilisateurs (expérience utilisateur). Il nécessite cependant une mise à jour contraignante, (régulière et rigoureuse). Il a servi à développer les pratiques GPEC, les référentiels et la stratégie RH. Il est intégré comme outil central de communication et d’information dans la stratégie GPEC et la politique d’entreprise. Il peut cependant devenir une "usine à gaz" si la RH n'y prends pas garde. Cependant, un certain nombre de managers peu enclin à l’outil informatique ont souhaité une version simplifiée. L'idée d'un BookRh reprenant les procédures opérationnelles a donc germé.

  • 2 - Le Book RH : un outil au service des managers

    • Le Book RH regroupe les éléments RH indispensables aux managers dans leur quotidien (recrutement, maladie, absence, repos, convention collective, accord d’entreprise, règlement intérieur, etc.). Il est aussi un outil de communication au service des salariés (convention collective, règlement intérieur, notes de service, etc.).

  • 2.1 Les enjeux

      • Enjeu règlementaire : répondre aux obligations d’informations RH (convention collective, plannings, affichage obligatoire, harcèlement, égalité hommes-femmes, etc.).
      Le Book RH était intégré dans le plan d’action GPEC (annexe 5).
      Enjeu social : intégrer le nouveau salarié et l’informer de ses droits et de ses obligations au travers d’un guide et dans une démarche globale d’intégration.
      Enjeu stratégique : outiller les managers (fondamentaux) et déléguer des fonctions RH.

  • 2.2 La méthodologie


    • Contrainte : Le Book RH devait tenir dans un porte-vue de 100 pages.
    J’ai recensé :
    • les sujets courants et les problématiques récurrentes,
    • les procédures incontournables,
    • les documents normalisés et indispensables.

    J’ai soumis l’ensemble du projet aux cadres et managers. J’ai reçu individuellement chaque manager en le formant au contenu et à la manipulation du Book RH. Il signe la feuille d’émargement attestant ainsi de la formation reçue.

  • 2.3 Le contenu

    • Ce book est un outil au service du manager et à disposition de ses salariés. Il est composé des thèmes suivants :

    Le sommaire Le Book RH devait être interactif et accessible intellectuellement.
    Le sommaire a été conçu sous forme de questions-réponses : Exemple : que faire en cas d’arrêt maladie ? Quelle est l’échelle de salaire appliquée au Village Vacances ?

  • 2.4 Les résultats

    • Le Book RH est disponible dans chaque service des deux établissements (Domaine Lou Capitelle et les Balcons du Mont Blanc). Il répond parfaitement à la demande : outiller et communiquer. La formation à son utilisation a permis d’affiner les connaissances RH. Il conviendra par la suite de le faire vivre et d’actualiser les thèmes choisis. Il devait contenir un petit document maintes fois évoqué mais jamais réalisé : le livret d’accueil du salarié.

  • 3 - Le livret d’accueil du salarié

  • 3.1 La problématique et le cadre

    • L’entreprise recrute environs 100 nouveaux salariés chaque année. Le référentiel 4 étoiles nécessite de suivre des procédures strictes (port du badge, organisation du service, renseignements à fournir au client, etc.). Les nouvelles technologies utilisées nécessitent une intégration rapide des processus et des consignes (badgeuse, réseau informatique, SIRH, procédures, etc.).

  • 3.2 Les enjeux

      • Enjeu économique : accompagner le processus de production.
      Enjeu social : favoriser l’intégration du personnel.
    Le livret d’accueil était inclus dans le plan d’action GPEC (objectifs).

  • 3.3 La méthodologie

    • Consultation des participants (cadres, managers),
    • classement des idées par thèmes, composition du dossier,
    • présentation du projet.

  • 3.4 Le processus d’intégration

    • Le livret d’accueil est un élément dans un processus plus large :
    • Remise du livret d’accueil,
    • remise du matériel (vêtements de travail, badges, carte monétique, clés, ..),
    • remise du livret d’utilisation du SIRH, de la GTA1 et des données individuelles,
    • visite générale de l’entreprise,
    • rencontre avec le manager, visite des services,
    • présentation par les managers.

  • 3.5 Le contenu

    • C’est un fascicule destiné aux nouveaux salariés qui rassemble toutes les informations utiles et pratiques concernant la vie de l’entreprise :
    • L’organisation de l’entreprise,
    • l’organigramme,
    • les procédures à respecter,
    • le responsable et les référents,
    • l’équipe du service,
    • les missions du service,
    • le plan de l'établissement.

  • 3.6 Les résultats

    • Le livret d’accueil a nécessité la participation active des managers. Cet outil est désormais leur outil de communication à destination du personnel de leur service.

    Le livret d’accueil du salarié est un outil de communication incontournable. Il est apprécié des usagers et est un outil d’intégration dans un processus plus large. Il a nécessité de nombreux débats sur la nécessité d’un contenu synthétique mais efficace, chacun ayant pris l’habitude de pratiques qui manquaient de formalisme (accueil, remise de matériel, de documents et de procédures par ex.).

  • 4 - La communication interne

    • Je diffuse les informations par le biais des panneaux d’affichage réservés à cet effet :
    • offres d’emploi disponibles en interne (bourse à l’emploi),
    • offres de logement émises par Habitat-Entreprise.
      • L’intranet est cependant au coeur du système d’information (SIRH, note de services, informations, messagerie, etc.). Cette messagerie sert à la diffusion d’astuces ou de conseils sous forme de brèves. En effet, j’ai souhaité développer l’esprit participatif et collaboratif au sein du réseau. Lorsque les sujets sont d’importance et nécessitent une information plus formelle, je peux être amené à intervenir en séance plénière lors de réunions thématiques.

  • 5 - Les réunions thématiques

    • L'établissement a axé la communication autour : des réunions plénières, thématiques et de la table ronde.

  • 5.1 Le contexte

    • Le personnel est composé de nombreux saisonniers qu’il convenait d’informer et de sensibiliser au fonctionnement, aux contraintes professionnelles et aux objectifs qualitatifs et quantitatifs de l’entreprise. L’absence d’instances représentatives ne devait pas entraver la stratégie d’entreprise.

  • 5.2 Les enjeux

      • Enjeu économique : Améliorer la performance par le dialogue et la formation,
      Enjeu social : intégrer efficacement le personnel saisonnier et favoriser le dialogue social,
      Enjeu stratégique : Mobiliser l’équipe permanente et l’encadrement sur les projets d’entreprise et les plans d’actions à mettre en oeuvre.

  • 5.3 Le fonctionnement

    • Les réunions ont été axées sur trois temps saisonniers :
    • Hiver : séminaire d’entreprise

    Objet : Thème stratégique annuel. Le séminaire est composé d’ateliers thématiques, de temps de formation, de travaux de groupe (cohésion d’équipe, jeux), de réunions de synthèses et de temps de détente (visites, massages, spa, soirées).
    Durée : 3 jours
    Public : permanents, longs saisonniers et cadres de l’entreprise. Les derniers séminaires ont accompagné la GPEC et les problématiques générationnelles.
    Ma mission : J’interviens en amont (préparation du séminaire et du thème de formation) et durant le séminaire en tant que manager et support du directeur général (animation, synthèse de travaux).
    • Printemps : réunions d’information

    Objet : Présentation des situations et perspectives économiques et sociales.
    Séances plénières non imposées :

    Sujets abordés :
    • Présentation des résultats économiques,
    • présentation de la stratégie RH,
    • Présentation de la stratégie d’entreprise et de la stratégie commerciale.
    Public : les salariés présents et l’encadrement.
    Ma mission : J’interviens en appui technique du directeur général sur les sujets économiques et RH. J’organise des réunions thématiques (la boite à outils RH par exemple).
    • Eté : réunion d’intégration de l’avant saison.

    Objet : Réunion d’intégration des salariés estivaux et de coordination.
    Réunion obligatoire :
    • Présentation de l’entreprise et du groupe par le directeur général,
    • Présentation des services et des équipes par les managers,
    • Présentation du fonctionnement du village par le directeur d’exploitation,
    • Rappel des règles par les cadres et le directeur d’exploitation.

    Public : tous les salariés et les administrateurs.
    Résultat attendu : fédérer les salariés et transmettre les missions et les consignes dans un cadre convivial.
    Ma mission : J’interviens en tant que chef de service et en appui RH auprès des directeurs et administrateurs. Je présente le service administratif et financier, son personnel, ses missions et les services apportés par celui-ci. Cette réunion est suivie d’un repas champêtre.

  • 5.4 Les résultats

    • Les réunions, qu’elles soient obligatoires ou facultatives ont toujours remporté un certain succès.
    Les plus réfractaires finissent par se dire qu’ils ont appris des choses et que les moments passés ensemble sont conviviaux.
    Les plus optimistes repartent avec des réponses à leurs questions.

    Ces réunions thématiques permettent d’animer et de consolider l’esprit d’entreprise. Les cadres et les managers y sont acteurs et de fait, se positionnent comme garants de la politique et de la stratégie d’entreprise. Ce sont des moments fédérateurs et facteurs d’intégration qui sont appréciés.

    Conclusion



    La communication RH est devenue une composante de la communication globale de l’entreprise au même titre que la communication institutionnelle ou le marketing. J’ai participé activement aux actions de communication : certaines, en qualité de manager, d’autres à titre militant (Facebook, Diaporamas et Lipdub).

    L’élaboration de la boite à outil RH puis du Book RH ont été des moments importants de capitalisation et de partage des connaissances RH dans une relation basée sur la notion de Business Partner (communication interne, formation des managers par exemple).

    Ces outils servent de référence aux directeurs, représentants du personnel, cadres et plus largement à l’ensemble du personnel. Ces initiatives sont devenues des éléments d’objectivation et de démonstration de mon savoir-faire RH au sein de l’entreprise. J’ai présenté mes activités au travers de réunions thématiques ou d’outils ergonomiques favorisant le développement des compétences.

    Le dernier projet que j’ai initié était la création de mini-vidéos normalisant les pratiques professionnelles par la démarche qualité (nettoyage d’une chambre, accueil d’un client, service à l’assiette, organisation d’une brigade de cuisine).

    Elles pourraient à l’avenir compléter les référentiels papiers et numériques en s’immisçant dans les smartphones comme outil de formation et de performance.

    Gageons que je puisse à l’avenir développer ces compétences pour faire évoluer les pratiques d’apprentissage


    A lire, à écouter, à voir

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