1 - L'outil d'évaluation RH
Les outils d'évaluation RH peuvent prendre diverses formes : Tableau Excel, Logiciel diagnostic,
Cartographie des emplois et des compétences, Livre blanc (process, relations,...).
Ils peuvent être accompagnés d'outils utilisés dans la résolution de problèmes : le QQOQCP, les feuilles de relevé, le diagramme causes-effets, le brainstorming, l'arbre des causes...
Ils doivent être adaptés à l'entreprise et à son environnement : salariés, mais aussi clients, concurrents.
L'évaluation peut être conduite par un expert : en interne ou en externe.
Il convient dans un premier temps de rédiger une lettre de mission ou une fiche de définition selon le cas.
1.1 Les objectifs de l'évaluation
1- Définir et qualifier les acteurs du projet :
- les commanditaires,
- les acteurs qui pilotent,
- l'équipe de travail,
- les parties prenantes de l'évaluation.
2- Clarifier et évaluer les points positifs et négatifs pouvant handicaper ou stopper une évaluation avec la matrice SWOT :
- Forces et faiblesses en interne (freins, oppositions par ex),
- Opportunités et menaces en externe (évaluer les risques d'échec par ex).
Ainsi, nous pourrons définir dès le départ les limites de l'audit en interne et en externe.
3- Définir le plan d'action :
- La planification de l'évaluation (date de début, date de fin, durée, étapes, plan de travail)
- Le développement de l'évaluation (mise en oeuvre, actions à mener)
- Le contrôle de l'évaluation : vérifier que les objectifs sont bien atteints (évaluation d'impact)
- L'ajustement de l'évaluation : tirer les leçons de cette évaluation afin d'éviter les mêmes écueils la prochaine fois.
Le triangle Coût-Qualité-Délai permet de négocier avec le commanditaire des changements éventuellement demandés.
4- Les objectifs du projet doivent être SMART :
- Spécifiques,
- Mesurables,
- Acceptés,
- Temporellement définis.
5- Rédiger un fiche de définition :
- Définir les enjeux : Besoins, Utilité pour chacune des parties prenantes,...,
- Définir le contexte : Historique, SWOT, Interface avec les acteurs, Périmètre et limites,...,
- Définir les objectifs en terme de délais, de coût et de qualité
- Définir les attributions de chacun des acteurs, le temps consacré pour chacun
Pour savoir plus :
gestiondeprojet.pm
1.2 Exemple d'évaluation : l’évaluation de la performance :
7 étapes à respecter avant l'entretien d'évaluation :
- Choisir la méthode
- Informer et consulter,
- Mettre en place le dispositif,
- Fixer les objectifs,
- Déterminer les critères,
- Construire les supports,
- Fixer les règles du jeu.
Pour en savoir plus :
L'évaluation de la performance
1.3 Exemple d'audit interne : la justification des comptes RH :
L'objectif d'un tel exercice permet aux services comptables de justifier leurs comptes comptables (comptes liés aux ressources humaines).
Dans un premier temps, nous allons recencer par mois, par type de bases (exo, forfaitaires par ex.) et par établissement :
- Les états de cotisations issus du logiciel de paie,
- Les éléments issus de la DSN,
- Les montants issus des prélèvements SEPA ou autres types de paiement,
- Les bases mensuelles et les taux issus de chaque rubrique de paie.
Dans un deuxième temps, nous analyserons puis justifierons les écarts liés :
- à un changement de taux non pris en compte (dans un décalage de paie par ex.),
- à des problèmes de paramétrage de rubriques (base, plancher, plafond, règles de calcul,...),
- à des erreurs d'affectation : un salarié non exonéré par ex.
- à des régularisations imposées par la loi ou demandées par les institutions (effet rétroactif),
- à des arrondis de sommes.
Par la suite, ces éléments pourront être comparés ou demandés par d'autres services ou des institutions.
2 - L’audit juridique et social :
L'audit juridique peut être réalisé par un cabinet d'avocat. L'audit social peut être réalisé par un expert-comptable, un commissaire aux comptes, un contrôleur.
Un audit préventif peut être réalisé en interne.
Les audits juridiques et sociaux les plus courants
Les audits les plus courants sont :
- La rédaction du contrat de travail, les registres obligatoires
- Les informations obligatoires : portabilité, mutuelle, prévoyance, retraite, affichage, etc.
- Le contenu du bulletin de salaire
- La justification des charges sociales
- La base de données économiques et sociales
- Le règlement intérieur, hygiène et sécurité, etc.
Relation contractuelle : les mentions obligatoires (contrat à durée déterminée) ?
Le document le plus courant dans un service RH est le contrat de travail. C'est celui qui régit les relations entre l'entreprise et le salarié.
Cependant, vous seriez supris(e) de découvrir le nombre de mentions illégales ou l'absence de mentions requalifiant de fait la nature du contrat.
- Le nom et la qualification professionnelle de la personne remplacée lorsqu'il est conclu au titre des 1°, 4° et 5° de l'article L. 1242-2
- La date du terme et, le cas échéant, une clause de renouvellement lorsqu'il comporte un terme précis
- La durée minimale pour laquelle il est conclu lorsqu'il ne comporte pas de terme précis
- La désignation du poste de travail en précisant, le cas échéant, si celui-ci figure sur la liste des postes de travail présentant des risques particuliers pour la santé ou la sécurité des salariés prévue à l'article L. 4154-2, la désignation de l'emploi occupé ou, lorsque le contrat est conclu pour assurer un complément de formation professionnelle au salarié au titre du 2° de l'article L. 1242-3, la désignation de la nature des activités auxquelles participe le salarié dans l'entreprise
- Les conditions particulières de travail et notamment les périodes et le nombre de semaines où le salarié sera amené à accomplir des sujétions particulières (exemples : séjours de vacances, stages, festivals, fins de semaines, soirées, jours fériés)
- L'intitulé de la convention collective applicable
- La durée de la période d'essai éventuellement prévue
- Le montant de la rémunération et de ses différentes composantes, y compris les primes et accessoires de salaire s'il en existe
- Le nom et l'adresse de la caisse de retraite complémentaire ainsi que, le cas échéant, ceux de l'organisme de prévoyance.
Lorsque le contrat de travail à durée déterminée est conclu en application du 6° de l'article L. 1242-2, il comporte également :
- La mention " contrat à durée déterminée à objet défini "
- L'intitulé et les références de l'accord collectif qui institue ce contrat
- Une clause descriptive du projet et la mention de sa durée prévisible
- La définition des tâches pour lesquelles le contrat est conclu
- L'évènement ou le résultat objectif déterminant la fin de la relation contractuelle
- Le délai de prévenance de l'arrivée au terme du contrat et, le cas échéant, de la proposition de poursuite de la relation de travail en contrat à durée indéterminée
- Une clause mentionnant la possibilité de rupture à la date anniversaire de la conclusion du contrat, par l'une ou l'autre partie, pour un motif réel et sérieux et le droit pour le salarié, lorsque cette rupture est à l'initiative de l'employeur, à une indemnité égale à 10 % de la rémunération totale brute du salarié.
Le contrat de travail est transmis au salarié, au plus tard, dans les deux jours ouvrables suivant l'embauche.
Le non-respect de l'ensemble de ces règles vaut requalification du contrat en CDI (
il est réputé conclu pour une durée indéterminée.
L'audit social peut revêtir diverses formes. Nous retrouverons souvent des tableaux de type Excel, mais rien n'empêche la rédaction d'un rapport plus détaillé dans certains cas.