3.1 La saisie des données individuelles

Les données administratives du salarié sont saisies à partir des éléments fournis par le manager. Je renseigne l’état civil et les références bancaires. Je vérifie la véracité et la cohérence des informations fournies :

• Le numéro de sécurité sociale/date et lieu de naissance,
• l’âge du salarié mineur/autorisation parentale,
• la nationalité du salarié hors UE/titre de séjour.
Je saisis les éléments du contrat : nature, objet, date d’entrée et de sortie, salaire brut, service de rattachement, répartition analytique en cas d’affectation sur plusieurs services, fin de période d’essai, qualification, titre, échelon, temps plein ou temps partiel et durée, etc., et si nécessaire les éléments relatifs à la prévoyance, à la mutuelle, les diplômes et l’expérience professionnelle.

3.2 La rédaction du contrat de travail

Je réalise le contrat de travail à partir du publipostage vers Word. Le contrat est déterminé par la nature et l’objet du contrat. Je crée des modèles lorsque des éléments sont récurrents (ex : contrats des employés de collectivités à temps partiel et horaires fixes). Je complète les éléments spécifiques au service et à la saison : horaires particuliers, avantages en nature, conditions spécifiques. Je contrôle par une double lecture. J’imprime deux exemplaires du contrat et sauvegarde une copie du contrat dans le répertoire approprié (classement par années et services). Je joins la partie D.U.E (Déclaration Unique d’Embauche) destinée au salarié, ainsi que :

• les attestations et fiches de renseignement (mutuelle et prévoyance),
• un exemplaire de la fiche de poste.

Je transmets l’ensemble au directeur (directeur de village ou directeur général selon le cas) pour validation. Le contrat est remis au responsable du service. Il doit être signé au plus tard dans les 48 heures suivant l’embauche.

3.3 Le contrôle et la réactualisation des données

Je contrôle les éléments administratifs en croisant les données (évènements familiaux, relevé d’identité bancaire, diplômes, pièces complémentaires, rapport de la médecine du travail, accident du travail, maladie, etc.) avec le registre du personnel, le registre médical, le profil de poste, la fiche d’heure. Je réactualise les classifications et les rémunérations (selon les informations fournies par la commission paritaire mixte de la convention collective, la négociation annuelle ou les promotions internes, etc.).

Je suis le garant de la bonne rédaction des contrats de travail et objectivé sur la fiabilité juridique de leur contenu. La révision modèle de contrat doit être effectuée régulièrement. En effet la jurisprudence nous amène à vérifier la régularité de clauses particulières (non concurrence, confidentialité, mobilité, etc.). La veille et la formation juridique sont d’importance dans ce cadre.