Chaque mois, Le service administratif et financier est soumis à des obligations organisationnelles imposées d’une part par les règles fiscales (TVA notamment)et d’autre part par la bonne gestion de la trésorerie. On retrouve six grandes échéances concernant les villages vacances et le propriétaire.
Le métier de comptable est souvent considéré comme la traduction et le traitement d'information. C'est oublier sa mission principale : le conseil et l'information.

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Avant-propos

Les outils informatiques utilisés pour les missions comptables sont :

1. - Sage 100 (i7) Comptabilité, Immobilisations, Moyens de paiement,
2. - Business Object (reporting, budgets, rapports)
3. - Hestia puis Resalys (ventes, trésorerie clients)
4. - Excel ou Access (budgets, synthèses)
5. - Logiciels de paie, de SIRH et de gestion des temps et des activités
6. - Kezia Jdc (points de vente).

Les missions

• Tenir et réviser les comptabilités générales, auxiliaires et analytiques
• Effectuer les encaissements et décaissements, suivre la trésorerie. Gérer les immobilisations
• Rédiger les contrats de travail et les autres actes
• Etablir les paies, les déclarations sociales et fiscales
• Traiter les dossiers administratifs du personnel, les contentieux et gérer les relations avec les organismes extérieurs (Urssaf, Pôle Emploi, Caisse de Retraite, Caisse de Prévoyance et de Frais de Santé, Uniformation, Agefos Pme, etc.)
• Participer à l’élaboration et gérer le plan de formation
• Superviser la gestion des temps et des activités (plannings, réalisés, absences, maladies, etc.)
• Etablir la DADS-U, le bilan social, la 2080, 2483 et 2485
• Organiser le suivi administratif des stagiaires, des contrats d’avenir et des apprentis
• Veiller au respect des procédures RH, de la législation du travail et des dispositions conventionnelles
• Mettre en place et accompagner le dispositif de GPEC dans le cadre du classement 4 étoiles villages vacances
• Veiller au respect des procédures dans le cadre d’une reprise d’activité. Mettre en place un dispositif de reclassement en relation avec l’ancien gestionnaire, les avocats et la direction général
• Appliquer le dispositif de licenciement économique dans le respect des délais et des procédures règlementaires
• Mettre en place des outils d’accompagnement des managers des établissements (Book RH, Livret d’accueil du salarié, Chemin de Fer RH). Conseiller les managers, Directeurs et Directeur Général
• Procéder à la veille juridique, aux modifications logicielles (niveau Administrateur) et organisationnelles en fonction des évolutions sociales, fiscales et informatiques
• Veiller au respect des dispositions relatives à la Commission Nationale Informatique et Liberté
• Mettre en place un dispositif de SIRH et de gestion du temps par badgeage dans les trois établissements (Bodet Kelio, Bodet SIRH)

Composition du service

• responsable administratif et financier,
• 1 assistante au responsable administratif et financier
• 1 assistante RH et paie,
• 1 agent administratif,
• 1 stagiaire (Master ou Licence).

Domaine Lou Capitelle

Lien

Historique du Domaine Lou Capitelle

Lors de sa création, l’UES Village (Union d'Economie Sociale) Vacances Vogüé a été pensée autour de quatre axes :

• la fiscalisation du monde associatif (nature et l’objet des activités variables)
• les conclusions d’un audit technique et commercial (pérennité d’une gestion associative, diversification des produits et des marchés)
• la mise en chantier de projets immobiliers importants nécessitant une fiscalisation permettant de récupérer la TVA sur les investissements
• la mise en commun de moyens techniques et de gestion : serveurs, progiciels.

En 1997, la comptabilité et la gestion commerciale sont réformés.

En parallèle, le plan comptable était composé d’un «compromis» composé d’éléments du Plan Comptable des Associations et du Plan Comptable Général. Un plan analytique était créé sur la base d’éléments structurels et par services. Des outils de contrôle pertinents permettaient d’effectuer des contrôles de cohérence entre les éléments commerciaux et comptables.
Les règles fiscales, novatrices pour un environnement coopératif et associatif (l'UES étant cependant une SARL), étaient relativement succinctes :

• TVA applicable sur l’hébergement pur et les ventes à emporter : taux réduit,
• TVA applicable pour la pension complète : ¾ de taux réduit%, ¼ de taux normal,
• TVA applicable sur la restauration et les autres services : taux normal.

En 2007, débute la recherche d’une nouvelle organisation du système d’information comptable et de gestion, fiable et permettant d’anticiper les enjeux de demain.
L’acquisition des nouveaux outils est réalisée :

• logiciel de comptabilité Sage 100,
• logiciel d’immobilisation Sage 100,
• logiciel de moyens de paiement Sage 100,
• logiciel Etats Comptables et Fiscaux Sage 100,
• logiciel Business Object (Edition Pilotée).

En parallèle, la réflexion est lancée sur l’utilisation de stratégies matérielles isolées afin d’éviter les contaminations virales et sécuriser les priorités :

• un serveur système,
• un serveur d’application,
• un réseau internet commercial,
• un système de sauvegarde efficient.

Ce nouveau système est mis à niveau en 2008.

En 2009, le village vacances bénéficie du taux réduit sur les prestations de restauration. Seuls les alcools sont taxés au taux normal. Les repas étant fournis avec vin compris, un savant calcul est élaboré pour justifier la part d'alcool dans les repas.
En 2012, le taux est relevé à 7% pour les produits cuisinés ou fabriqués (contre 5,5% auparavant).
En 2014, la restauration conserve son taux réduit, mais il doit passer à 10%.
Pour en savoir plus sur la TVA dans la restauration

Le service administratif et financier enregistre chaque mois plus de 200 factures émanant de 20 unités et de 3 structures (référence 2014).

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