La Communication RH


Les entreprises s'outillent d’un plan de communication adapté à leur temps : Trombinoscope, Réseau Social d'Entreprise, boite à outils RH, book RH et processus d’intégration des salariés. Les RH sont au coeur d’un système de communication favorisant : circulation, compréhension et adhésion du plus grand nombre.

1 - La boite à outils RH

La boite à outils est un outil de communication de Knowledge Management. Cet outil de communication rend l’encadrement plus autonome et responsable. C'est un outil à entrée multiple, en liens hypertexte, organisé par thématiques RH.

1.1 La problématique

  • Les sources d’information deviennent de plus en plus nombreuses (infobétisé),
  • les supports de communication deviennent de plus en plus variés (support papier, liens HTLM, PDF, etc.),
  • la sollicitation des managers et des cadres devient de plus en plus chronophage (demande cyclique de documents),
  • la nécessité de normaliser les procédures, de les numériser et de pouvoir les consulter à tout moment.

1.2 Les enjeux

    L’enjeu social : fournir un outil unique regroupant toutes les thématiques relatives à la vie sociale dans l’entreprise. Développer les compétences managériales.
    L’enjeu technologique : fournir un outil de communication RH accessible à distance et simple d’utilisation.
    L’enjeu sous-jacent était de fluidifier l’information et la transmission des documents. Informer, sensibiliser, former, documenter.
    But : une meilleure compréhension, anticipation et intégration des processus de pilotage.

1.3 Les outils

Cette boite à outil est construite à partir d’un tableur Excel. A chaque cellule correspond un lien hypertexte qui donne accès soit à :
  • un chapitre, un sous-thème de la base de données,
  • un lien vers un site internet en correspondance avec le thème,
  • un lien vers un document, une étude, un rapport,
  • un lien vers un support et une annexe (CERFA, modèle, méthode, procédure, etc.).

Vidéo de présentation

1.4 La méthodologie

Recenser les documents RH existants, effectuer des recherches documentaires via un gestionnaire de références (Zotero) et les normaliser :
  • en document Word pour les documents ouverts (modèles évolutifs),
  • en document PDF pour les documents fermés ou les pièces certifiées (CERFA).
Solliciter l’appui des institutions (caisse de retraite, de prévoyance, Cap Emploi, Agefiph,...
Déterminer les thématiques phares,
Rechercher les liens internet les plus pertinents en privilégiant les sources référentes : sites officiels par exemple.
  • Organiser la base de données en thématiques pyramidales,
  • Créér un tableau et les liens hypertextes,
  • Recenser les articles à mettre à jour périodiquement,
  • Stocker les documents normalisés pour pouvoir modifier les modèles si nécessaire,
  • La compléter des éléments politiques et stratégiques de l’entreprise,
  • Compléter la base des éléments manquants,
  • Former les managers à la gestion de l’outil et déterminer avec eux les thèmes récurrents, former le personnel RH et les cadres,
  • Informer l’ensemble du personnel en animant une réunion thématique.

1.5 Le contenu du dictionnaire RH

Lien vers la présentation Les sujets principaux :


Constituer un tableau des liens les plus utiles par services (Top 10) et une table référentiel-métiers.

Conseil : faire ce travail avec les managers afin de les engager dans le processus et faire en sorte que les liens soient pertinents.
La mise en place d'une cvthèque peut être intégrée au processus.

Le wiki

Une idée simple pour construire un langage commun : le Wiki d'entreprise. Le Wiki est une page dynamique consultable par tous les utilisateurs. C'est le moyen le plus simple de constituer une base de donnée collaborative et engageante.

Outils

Trois applications pour numériser un document avec un smartphone ou une tablette
Outils complémentaires :

Mural

Mural est le mur collaboratif de Microsoft.
Il permet de partager des idées sous diverses formes !

Mural Facebook

Slack

Slack est l'outil collaboratif de la génération Facebook.

Slack Slack

Trello

Trello est l'outil collaboratif de la gestion de projet.

Trello Twitter

1.6 Les résultats attendus

Cet outil doit développer le sens de l’autonomie des managers. Aptitudes requises : curiosité intellectuelle, intérêt pour le droit social et maîtrise de l'outil informatique. C'est une base de Social KM (recrutement, management, GPEC, SIRH, formation).
Avantages :
  • Ils peuvent accéder aux données intemporellement et en autonomie.
  • C’est un outil simple, ergonomique et accessible qui peut être amélioré avec les utilisateurs (expérience utilisateur).
  • C'est un outil central de communication et d’information dans la stratégie GPEC et la politique d’entreprise.
  • Il peut servir à développer les pratiques GPEC, les référentiels et la stratégie RH.
  • Inconvénients :
  • Il nécessite une mise à jour contraignante, régulière et rigoureuse.
  • Il peut cependant devenir une "usine à gaz" si la RH n'y prends pas garde.
  • Un certain nombre de managers peu enclin à l’outil informatique peuvent souhaiter une version simplifiée. Le BookRh reprend les procédures opérationnelles par unité.

    A suivre :

    Le Book RH